Armar-se com o aplicativo de produtividade certo pode ser a chave para fazer mais em menos tempo. E em sua tentativa de encontrar o aplicativo perfeito, você provavelmente encontrará uma variedade aparentemente infinita de opções.
No entanto, antes de correr para baixar o primeiro aplicativo que promete transformá-lo em uma potência de produtividade, considere marcar as caixas a seguir para garantir que você obtenha a opção certa. Abordaremos algumas coisas essenciais para ajudá-lo a escolher o melhor aplicativo de produtividade que atenda às suas necessidades.
1. Considere suas necessidades específicas para o aplicativo de produtividade
Ao escolher seu próximo aplicativo de produtividade, avalie primeiro suas necessidades, hábitos de trabalho, preferências e objetivos. Iniciar sua pesquisa com intenção ajuda a restringir suas opções a ferramentas que atendam a seus requisitos específicos ou àquelas que você pode personalizar para isso. Isso também ajuda a evitar encher seus dispositivos com aplicativos que talvez você nunca use.
Então, para que você precisa deste aplicativo de produtividade? Você precisa de uma ferramenta para ajudá-lo a organizar suas tarefas, acompanhar seu progresso ou colaborar com outras pessoas?
E quanto ao seu estilo de trabalho? Você é multitarefa ou gosta de se concentrar em uma tarefa de cada vez? Você prefere uma ferramenta estilo kanban que o ajude a visualizar rapidamente suas tarefas ou um método linear mais tradicional de gerenciamento de projetos?
Responder a todas essas perguntas antes de iniciar sua pesquisa ajudará você a encontrar o aplicativo certo para suas necessidades específicas.
2. A interface do usuário e a curva de aprendizado do aplicativo
Escolher um aplicativo com uma interface de usuário intuitiva é vital para começar a trabalhar rapidamente. Depois de identificar suas necessidades para o aplicativo, o ideal é seguir o caminho de menor resistência, escolhendo um aplicativo com navegação intuitiva, ícones claros e um layout organizado. Uma boa interface de usuário também permitirá que você acesse tarefas e faça seu trabalho com o menor número de cliques.
A curva de aprendizado também é um aspecto essencial a ser considerado, pois determinará a rapidez com que você pode se familiarizar com os recursos do aplicativo e realizar o trabalho. Um aplicativo de produtividade com uma curva de aprendizado plana é útil para usuários que desejam entrar e fazer as coisas sem muita dificuldade, pois é fácil de aprender e usar.
Por exemplo, se você é um estudante e só precisa de algo para controlar suas tarefas, exames e datas de entrega, então você quer algo simples como alguns dos os melhores aplicativos de planejamento de estudos nós compilamos.
Por outro lado, se você precisa de algo que ofereça recursos avançados, personalização pesada e várias integrações, o aplicativo de produtividade que você está procurando normalmente tem uma curva de aprendizado acentuada. No entanto, vale a pena entendê-lo, pois você pode garantir que o aplicativo escolhido se encaixe no seu fluxo de trabalho como uma luva.
Mas se você obtém uma ferramenta simples ou algo que permite fazer quase tudo, o mais importante é que o aplicativo atenda às suas necessidades e se adapte ao seu estilo de trabalho.
3. Integração com outros aplicativos de produtividade
O uso de vários aplicativos de produtividade para casos de uso específicos pode ter vantagens, mas fazer malabarismos entre essas ferramentas também pode levar a mudança de contexto que sabota sua produtividade. Por exemplo, como trabalhador remoto, muitas vezes você precisa alternar entre o aplicativo de gerenciamento de projetos e a ferramenta de comunicação.
Felizmente, alguns aplicativos de produtividade oferecem integrações com outras ferramentas que permitem que eles se comuniquem e compartilhem dados, dando acesso a todas as informações necessárias em um só lugar. Dessa forma, você não precisará alternar entre vários aplicativos, o que pode distrair e consumir muito tempo.
Por exemplo, integrar seu aplicativo de gerenciamento de tarefas e calendário permite sincronizar suas tarefas com sua agenda para um fluxo de trabalho mais organizado.
4. Compatibilidade com seus dispositivos
A próxima coisa a considerar ao escolher seu próximo aplicativo de produtividade é a compatibilidade com os dispositivos que você usa. Alguns aplicativos podem estar disponíveis apenas em plataformas específicas, por isso vale a pena verificar se o seu dispositivo é compatível com o aplicativo antes de comprá-lo.
Idealmente, você deseja um aplicativo que funcione em todos os seus dispositivos, para que possa acessá-lo quando e onde quiser. Isso também garante que você não perca seus dados se precisar mudar de um sistema operacional para outro. No entanto, você pode não ter muita escolha se precisar de uma ferramenta específica projetada para uma plataforma específica.
5. Automação do Fluxo de Trabalho
Apostamos que você gasta uma parte considerável do seu dia de trabalho em tarefas mundanas que o afastam de trabalhos de alto valor. Para recuperar um pouco desse precioso tempo, você deve procurar uma ferramenta de produtividade com recursos de automação de fluxo de trabalho. Felizmente, vários Ferramentas de produtividade com IA pode ajudar a otimizar seu fluxo de trabalho e aumentar sua produtividade.
Por exemplo, você pode usar o Notion AI como seu aplicativo de anotações e automatizar tarefas, como resumir anotações, melhorar sua escrita, pedir explicações e muito mais. Se você é um trabalhador remoto que passa muito tempo em reuniões virtuais, um assistente de reunião com IA como o Otter pode ajudar a fazer anotações de reuniões para você.
6. Cuidado com a "Síndrome do Brinquedo Novo Brilhante"
Não seja vítima da síndrome do "brinquedo novo brilhante" ao escolher seu próximo aplicativo de produtividade. Embora possa ser tentador baixar os aplicativos mais recentes com todos os sinos e assobios, eles podem não ser os mais adequados para você.
Concedido, você provavelmente desfrutará de um aumento temporário de produtividade enquanto desfruta da sensação gratificante de descobrir uma nova ferramenta. No entanto, sua produtividade cairá gradualmente à medida que a novidade for desaparecendo e com a percepção de que o aplicativo não atende às suas necessidades.
Portanto, avalie seu kit de ferramentas atual em vez de baixar os aplicativos de produtividade mais recentes. A menos que você tenha assumido recentemente novas tarefas que exigem ferramentas mais complexas, talvez você já tenha os aplicativos de produtividade que melhor atendem às suas necessidades. Nesse caso, você não precisa de mais aplicativos de produtividade, pois eles levarão a mais distrações.
7. Confira comentários e avaliações
Antes de baixar ou comprar um aplicativo de produtividade, vale a pena conferir as avaliações e avaliações de outros usuários. Isso ajudará você a obter informações valiosas sobre a eficácia, a usabilidade e as desvantagens do aplicativo.
Os melhores lugares para fazer isso geralmente são as lojas de aplicativos oficiais. Você encontrará comentários e avaliações de usuários que lhe darão uma ideia do que esperar do aplicativo. Por exemplo, os usuários costumam mencionar se um aplicativo apresenta bugs, é lento ou trava regularmente.
Por fim, você também deve considerar a escolha de aplicativos que oferecem testes gratuitos para testar o aplicativo por conta própria antes de se comprometer com uma compra. Isso permitirá que você descubra se o aplicativo se adapta ao seu fluxo de trabalho e se oferece valor suficiente pelo dinheiro.
Marque estas caixas para se aproximar do aplicativo de produtividade certo
Muitos aplicativos de produtividade prometem levar sua produtividade para o próximo nível. Embora você possa se sentir tentado a se apressar e baixar o último brinquedo brilhante, é essencial dar um passo para trás para avaliar suas necessidades primeiro. Isso irá ajudá-lo a tomar uma decisão informada e garantir que você escolha o aplicativo certo para suas necessidades.
