A desordem digital se manifesta de diferentes maneiras, incluindo áreas de trabalho desorganizadas, e-mails não abertos, arquivos mal rotulados e caixas de entrada carregadas. Eles decorrem de uma vida virtual confusa.
Se você tende a adiar a organização de seus arquivos, é hora de mudar seu mau hábito. Isso impede a produtividade. Aqui estão várias maneiras pelas quais a desordem digital retarda seu fluxo de trabalho, causa estresse desnecessário e distrai você de suas responsabilidades.
1. Classificar através de arquivos desorganizados desperdiça tempo
Sistemas de arquivamento digital desorganizados são causados por maus hábitos. A maioria dos usuários envia vários arquivos para suas áreas de trabalho, downloads ou pastas de documentos aleatoriamente. Embora inicialmente pareça administrável ter alguns documentos extraviados, eles podem se acumular rapidamente se você negligenciar o gerenciamento adequado.
Lembre-se: optar pela conveniência de curto prazo cria gargalos de longo prazo. À medida que a desordem lota suas pastas, a localização de arquivos específicos levará gradualmente mais tempo. Tome a foto acima como exemplo. Nenhum dos arquivos dessa pasta foi nomeado; você teria que vasculhar cada um antes de encontrar o que precisa.
Para corrigir esse mau hábito, praticar organização de arquivos. Certifique-se de que todas as fotos, vídeos ou documentos salvos vão direto para a pasta apropriada. Pare de enviá-los para seus downloads ou pastas da área de trabalho por padrão.
2. A desordem é uma distração
Deixar os arquivos em suas pastas de salvamento padrão sobrecarrega sua tela. A menos que você especifique um novo destino, eles continuarão preenchendo seus downloads, documentos ou pastas da área de trabalho. Eles podem ocupar toda a tela se você não tomar cuidado.
Esse tipo de desordem não apenas parece terrível, mas também causa sobrecarga visual. Sua mente trabalha mais para processar várias informações. Conseqüentemente, o estresse cognitivo adicional parecerá opressor, impedirá que você tenha o melhor desempenho e interromperá sua linha de pensamento.
A melhor solução é desenvolver convenções de nomenclatura de arquivos (FNC). Rotule seus arquivos com base em sua finalidade. Idealmente, seu FNC deve ilustrar seu conteúdo, função, autor e relevância do projeto - agrupar recursos com base em pontos em comum.
3. O acúmulo de programas de software não utilizados impede a velocidade do dispositivo
Os nativos digitais precisam de vários programas de software pessoais e de trabalho. O Negócios de aplicativos relata que usuários globais baixaram 143 bilhões de aplicativos em 2021. É comum experimentar várias ferramentas regularmente.
Apesar do alto número de downloads, a maioria dos aplicativos é abandonada. estatista diz que 25% são usados apenas uma vez. Vá até a pasta de download - você encontrará programas que já esqueceu. Talvez você tenha que testar uma nova ferramenta para o trabalho, ou talvez um jogo da moda tenha despertado sua curiosidade.
Manter os aplicativos antigos à mão pode parecer conveniente, mas eles tornam os dispositivos significativamente mais lentos. A instalação de programas ocupa espaço em disco. Eles ainda consumirão poder de processamento, mesmo que você não os execute com frequência.
É melhor parar de acumular programas não utilizados. A menos que você se veja repetidamente usando algo que baixou, exclua-o. Basta reinstalar os aplicativos apagados conforme necessário.
4. Ativos desorganizados retardam o rastreamento de tarefas
Os usuários tendem a adotar aplicativos de trabalho muito rapidamente. Um relatório de 2021 por Okta, Inc. mostra que 10% dos empregadores dos EUA usam mais de 199 ferramentas de trabalho. Sim, cada programa traz benefícios específicos. Mas incorporar muitos em sua rotina diária retarda seu fluxo de trabalho—alternar entre plataformas desperdiça tempo.
Use apenas os que você precisa. Construir e manter vários sistemas causa estresse cognitivo desnecessário. Enquanto a troca de guias leva segundos, a absorção de novas informações requer pelo menos alguns minutos. Você terá problemas para manter o foco se continuar pulando entre as tarefas.
Para agilizar os processos de negócios, invista em uma plataforma que reúna todas as suas ferramentas de trabalho. Por exemplo, você poderia obter ferramentas de gerenciamento de projetos. Eles permitem que você atribua tarefas, acompanhe o andamento do projeto, faça anúncios para toda a empresa e envie mensagens privadas de uma plataforma.
5. Ter várias contas com diferentes credenciais de login é confuso
É comum ter várias contas hoje em dia. Considerando as diferentes plataformas de mídia social, ferramentas de trabalho, sistemas de gerenciamento de projetos, boletins informativos e provedores de serviços de correspondência disponíveis, você pode facilmente ter uma dúzia de perfis.
Infelizmente, rastrear várias credenciais de login é um desafio. Muitos apenas definem palavras curtas de dicionário que podem ser facilmente lembradas como senhas. avast relata até mesmo que 83% dos americanos reciclam senhas fracas em contas pessoais e profissionais. Embora memoráveis, eles também são inseguros. Um hacker habilidoso pode contornar rapidamente combinações comuns por meio de métodos de hacking de força bruta.
Escolha sequências alfanuméricas longas como senhas. Se você está tendo problemas para memorizá-los, invista em um gerenciador de senhas seguro e confiável que preenche automaticamente as páginas de login.
6. Manter documentos confidenciais antigos coloca você em risco de roubo de identidade
Além de sobrecarregar sua área de trabalho, arquivos desorganizados comprometem sua segurança. Os documentos de agências governamentais, empregadores, parceiros de negócios, instituições de saúde e bancos comerciais contêm informações confidenciais informação pessoalmente identificável (PII).
Observe que os criminosos podem cometer diferentes tipos de fraude com esses dados pessoais. Se identificadores diretos como seu SSN, nome legal completo e informações do empregador caírem em suas mãos, nada os impediria de roubar sua identidade. Eles podem até fazer empréstimos maciços sem o seu conhecimento.
Como regra geral, tome medidas extras para proteger arquivos confidenciais. Criptografe suas pastas, evite enviar dados pessoais por e-mail e exclua permanentemente documentos antigos com trituradores de arquivos.
7. A sobrecarga de informações causa estresse
Os multitarefas geralmente abrem dezenas de guias ao mesmo tempo. Eles simultaneamente assumem tarefas diferentes para terminar mais trabalho, mas, ironicamente, a mudança de contexto só mata a produtividade. O Associação Americana de Psicologia diz que o estresse cognitivo de absorver muita informação e pular entre as tarefas torna você ineficiente. Você fará menos no final do dia de trabalho.
Pare de sobrecarregar seu cérebro com dados. Sua mente divagará se você continuar vendo tarefas aleatórias. Em um minuto, você está terminando um artigo para o trabalho e, no minuto seguinte, está rolando sem pensar pelas receitas do jantar.
Em vez de deixar vários documentos, arquivos e listas de tarefas abertos, minimize e empilhe-os até precisar deles. Apenas se concentre na tarefa em questão. Você precisa de paz e liberdade para entrar em um estado de fluxo criativo e produtivo.
Minimalismo digital e classificações de produtividade aumentadas
Um espaço digital desordenado é tão prejudicial quanto uma mesa bagunçada. Embora a organização de arquivos virtuais possa parecer entediante, vasculhar centenas de arquivos, e-mails e pastas desperdiçará muito mais energia. Para se tornar eficiente, certifique-se de navegar perfeitamente em seus sistemas digitais.
Além disso, observe que a organização vai além da organização de arquivos. Em vez de apenas organizar suas pastas a cada poucos meses, incorpore práticas de minimalismo digital em sua vida diária. Crie o hábito de manter um espaço virtual limpo.