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Usar quadros Kanban para seus projetos é uma ótima maneira de agilizar o processo e aumentar a produtividade. Seja trabalhando em equipe ou sozinho, os quadros Kanban representam visualmente seu progresso, facilitando o gerenciamento.

Este artigo fornece um guia passo a passo sobre como criar e usar um quadro Kanban no Excel.

Criando uma lista de pendências para seu quadro Kanban

Vamos começar abrindo uma nova pasta de trabalho do Excel. Depois de aberto, você encontrará uma guia chamada Folha1 na parte inferior da pasta de trabalho. Clique duas vezes na guia e você obterá uma Renomear planilha Aparecer. Renomeie a planilha para Lista de pendências.

Usaremos esta planilha para configurar uma tabela de pendências de todas as tarefas do fluxo de trabalho que formarão a base do nosso quadro Kanban.

Para criar um backlog, siga as etapas abaixo:

  1. Selecione as primeiras células das duas linhas superiores e mescle-as clicando no botão mesclar ícone localizado dentro da barra de ferramentas.
  2. Agora escreva Lista de pendências dentro das células mescladas para dar um título à sua tabela.
  3. Ajuste o tamanho da fonte, a cor da célula e o alinhamento do texto do título de acordo com sua preferência.
  4. Como estamos criando um quadro Kanban simples, adicionaremos duas colunas ao nosso backlog (abaixo do título): Título da tarefa e Descrição da tarefa. (Para um backlog mais detalhado, basta adicionar as colunas necessárias).
  5. Para adicionar bordas à tabela, selecione 12 linhas (ou quantas forem necessárias) sob o Título da tarefa coluna. Vou ao Fronteiras ícone (ao lado do Audacioso ícone) e clique na seta suspensa. Selecione os Fora das Fronteiras opção.
  6. Faça o mesmo para as linhas sob o Descrição da tarefa coluna.

Sua tabela de pendências está pronta. Tudo o que você precisa fazer agora é preenchê-lo e você deve ter algo assim:

Criando o Quadro Kanban

Agora que temos nosso backlog, é hora de criar o quadro Kanban que usaremos em nosso quadro Kanban. Para isso, clique no mais assinar na parte inferior da folha para criar e abrir uma nova folha.

Na nova planilha, vamos criar um quadro Kanban seguindo as etapas abaixo:

  1. Crie o título do quadro mesclando as células superiores e escrevendo no título. Você pode ajustar o tamanho da fonte e a cor da célula ao seu gosto.
  2. Como estamos visando a simplicidade aqui, adicionaremos apenas três seções do quadro, ou seja, Pendência, Em andamento, e Feito. (Você pode adicionar mais seções se seu fluxo de trabalho tiver mais fases).
  3. Adicione bordas grossas às seções do quadro Kanban usando o Fronteiras ícone.

O quadro Kanban está praticamente pronto, então vamos passar para a criação dos cartões.

Criando Cartões Kanban

Siga as etapas abaixo para criar cartões Kanban:

  1. Clique com o botão direito do mouse no cabeçalho da linha e selecione Altura da linha.
  2. Uma janela pop-up será aberta onde você precisa inserir a altura desejada; 25 no nosso caso.
  3. Da mesma forma, ajuste a altura da linha abaixo dela para 50 e a abaixo para 25.
  4. Você receberá um cartão composto por 3 células com as alturas das linhas da seguinte forma: 25:50:25
  5. Selecione cada uma das três células do cartão Kanban e adicione bordas acessando o Fronteiras ícone e selecionando Bordas externas grossas.
  6. Copie o cartão recém-criado para criar quantos cartões quiser.
  7. Você notará que os tamanhos das células serão definidos como padrão. Portanto, você terá que ajustar os tamanhos das células um por um.
  8. Para torná-lo mais rápido, pressione Ctrl e selecione todas as células que precisam ter uma altura de linha de 25. Agora clique com o botão direito do mouse em qualquer um dos cabeçalhos das linhas selecionadas e ajuste a altura da linha (como mencionado anteriormente). Todas as linhas selecionadas agora terão uma altura de linha de 25.
  9. Repita o mesmo processo para todas as células que precisam de uma altura de linha de 50.
  10. Coloque uma borda grossa ao redor da área ao redor dos cartões e preencha com uma cor de fundo para torná-la esteticamente agradável.

Para vincular os dados do nosso backlog aos cartões Kanban, siga os passos abaixo:

Adicionando títulos de tarefas aos cartões Kanban

Para obter o título da tarefa de nossa primeira tarefa do Lista de pendências folha:

  1. Selecione a célula superior (B5) do primeiro cartão e escreva =.
  2. Vou ao Lista de pendências planilha e selecione a primeira célula (C4) debaixo de Título da tarefa coluna.
  3. Volte para a planilha do Quadro Kanban e você verá a seguinte fórmula: 
    =Atraso! C4
  4. Pressione e enter, e ele retornará os dados na célula (C4) da folha Backlog (ou seja, Pesquisar no nosso caso).
  5. Copie a fórmula =Atraso! C4 nas células superiores dos cartões Kanban restantes e altere os números das células de cada cartão. Então a fórmula seria =Atraso! C5 (correspondente ao título da segunda tarefa) para o segundo cartão e =Atraso! C6 para o título da terceira tarefa e assim por diante. Os cartões Kanban devem ter a seguinte aparência:

Usando formatação condicional para tornar os cartões visualmente agradáveis

Você verá que as células superiores de todos os cartões agora retornam os valores do Títulos de tarefas coluna do Lista de pendências folha. No entanto, algumas cartas (no nosso caso, as duas últimas) retornam 0 em suas células superiores porque não há valor nas células correspondentes no Lista de pendências. Para tornar os cartões visualmente agradáveis, vamos usar formatação condicional no Excel para formatar dados e remova o 0s:

  1. Selecione todas as células superiores dos cartões Kanban e vá para Formatação condicional > Definir nova regra.
  2. No Formatação condicional guia, selecione o valor da célula igual a 0, mudar o cor da fonte para branco e clique em feito.

Adicionando descrições de tarefas aos cartões Kanban

Seguiremos uma abordagem semelhante para retornar as descrições das tarefas do Lista de pendências para as células intermediárias dos cartões Kanban. Só que desta vez as fórmulas serão =Atraso! D4, =Atraso! D5, etc Assim como com os títulos das tarefas, as células pretas do Lista de pendências retornará 0, que você pode corrigir por meio da formatação condicional, conforme já mencionado.

Outro problema que você notará ao adicionar descrições de tarefas aos cartões Kanban é que o texto sairá das células. Para evitar isso, vamos quebrar texto no Excel células:

  1. Selecione todas as células intermediárias dos cartões.
  2. Clique no Enrolar ícone (ao lado do Alinhar ícone) na barra de ferramentas.

Adicionando toques finais

Mesmo que os cartões Kanban estejam prontos (e vinculados ao backlog), aqui estão algumas etapas extras para torná-los ainda melhores:

  1. Use a célula inferior dos cartões para adicionar (manualmente) o responsável pela tarefa.
  2. Alinhe os dados da célula no centro da célula usando o Alinhar ícone.
  3. Remova as linhas de grade: Vá para a barra de ferramentas, clique no Visualizar seção e desmarque a caixa ao lado de Linhas de grade para removê-los.

Criando Cartões Kanban Móveis

Se você seguiu as etapas até agora, deve ter seu backlog de tarefas, quadro Kanban e cartões Kanban prontos. Mas você não conseguirá mover facilmente essas cartas pelo tabuleiro. Siga as etapas abaixo para tornar os cartões Kanban móveis:

  1. Copie o cartão Kanban que deseja colocar no quadro.
  2. Clique com o botão direito do mouse no tabuleiro onde deseja colocar a carta.
  3. Vá para Colar especial e selecione o imagem vinculada opção (que é a última opção em Outras Opções de Colagem).
  4. Siga o mesmo procedimento para outros cartões Kanban.

Maximize sua eficiência usando quadros Kanban

Agora que você tem uma estrutura básica do seu quadro Kanban, cabe a você personalizá-lo para atender aos requisitos do seu projeto. Uma ótima maneira de maximizar o potencial da técnica Kanban é combiná-la com outra estratégia de produtividade, como o método GTD.