Você provavelmente abre o Outlook e usa alguns de seus recursos interessantes, como sinalizadores, categorizar e arquivar diariamente. Embora esses recursos já facilitem o gerenciamento de seus e-mails, existem outras ferramentas do Outlook disponíveis que podem levar sua organização de e-mail para o próximo nível.
Nesta postagem, mostraremos sete dicas e truques avançados do Outlook que você pode querer verificar na próxima vez que abrir sua caixa de entrada.
1. Responda e-mails repetitivos com partes rápidas
Você se vê digitando o mesmo conteúdo de e-mail repetidamente? Provavelmente seus colegas de trabalho fazem a mesma pergunta com frequência, ou você sempre faz o mesmo anúncio todos os meses. Nesse caso, o Quick Parts será seu melhor amigo.
Uma coleção de conteúdos reutilizáveis, Quick Parts, é uma das melhores maneiras de aumentar seu fluxo de trabalho no Outlook. Você pode acessar esse recurso a partir do Inserir aba toda vez que você responder (ou criar um novo) e-mail.
Para adicionar um novo snippet às Partes Rápidas, basta abrir um novo e-mail, digitar sua mensagem ou frase e destacar o texto. Então vá para
Inserir > Peças rápidas > Salvar seleção na Galeria de peças rápidas. Você pode começar a usar este snippet quando quiser.2. Reutilize mensagens frequentes com modelo de e-mail
Semelhante às Partes rápidas, os modelos de e-mail no Outlook ajudam você a economizar tempo reutilizando mensagens compostas anteriormente. Você não precisa mais digitar o mesmo e-mail novamente, pois só precisa abrir seu modelo de e-mail predefinido. Sua vantagem sobre as Partes rápidas é que você também pode preencher o assunto e os destinatários, não apenas o corpo.
Para criar um modelo de e-mail, basta criar um novo e-mail e digitar sua mensagem. Você pode optar por deixar os destinatários e as linhas de assunto em branco. Então vá para Arquivo > Salvar como. Salve o e-mail como um Modelo do Outlook na pasta padrão.
Para usar o modelo, clique em Novos itens de você Lar aba. Selecione Mais itens > Escolher formulário, e altere o Olhar dentro campo para USer Modelos no Sistema de Arquivos. Lá, você pode escolher um modelo de e-mail criado anteriormente.
3. Simplifique ações frequentes com etapas rápidas
Os Quick Steps são enviados do céu para pessoas que constantemente fazem a mesma série de ações para os e-mails que recebem. Por exemplo, quando você recebe um e-mail urgente de um colega após o horário de trabalho, você o sinaliza, altera o status para alta importância e, em seguida, envia uma resposta dizendo: "Ligo para você amanhã".
Isso pode ser muito tedioso se você não gosta de gastar mais de 30 segundos respondendo a e-mails como esses. Portanto, em vez de executar as etapas acima manualmente, você pode automatizar sua ação com as etapas rápidas.
Você pode encontrar facilmente esse recurso no Lar guia do seu aplicativo Outlook. Já existem etapas rápidas padrão disponíveis aqui, como "Feito" que marca o e-mail como concluído, move-o para uma pasta e marca-o como lido. "Para Gerente" que encaminha o e-mail para seu gerente; e "Responder e Excluir" que envia uma resposta e exclui a mensagem original. No entanto, você também pode personalizar sua própria série de ações.
4. Crie regras para um melhor gerenciamento de e-mail
As regras são um pouco semelhantes às etapas rápidas, pois também permitem que você lide com emails recebidos (e enviados) de uma maneira específica. Por exemplo, o Rules pode mover e-mails de John Doe para a pasta Archive e marcá-los como lidos. Você também pode usar as Regras para automaticamente CC ou BCC você mesmo no Outlook.
No entanto, ao contrário das etapas rápidas, em que você precisa escolher uma determinada etapa rápida antes de aplicá-la a uma mensagem, as regras são automáticas. Assim que você receber um e-mail que atenda às condições definidas na regra, as ações selecionadas serão aplicadas automaticamente. Isso torna a organização de sua caixa de entrada muito menos estressante. Você pode criar sua própria regra navegando para Home > Regra > Criar Regra.
5. Envie respostas automáticas de ausência do escritório enquanto você estiver ausente
A menos que você seja um super workaholic e tenha medo de perder, provavelmente não gosta de verificar seus e-mails durante as férias. No entanto, você também não gosta de deixar seus colegas de trabalho e clientes na mão. É por isso que é importante definir Respostas Automáticas até que você volte ao modo de trabalho.
Respostas automáticas são exatamente o que o nome indica. Quando ativado por um período específico, as pessoas que enviarem um e-mail para você durante esse período receberão automaticamente uma resposta com a mensagem que você redigiu em sua configuração de Respostas automáticas. Para criar um, navegue até Arquivo > Informações > Respostas automáticas.
6. Classifique facilmente sua caixa de entrada com limpeza
A última coisa que você quer ver depois de voltar de férias é uma caixa de entrada cheia de centenas de e-mails redundantes. Embora você não possa evitar que isso aconteça, há uma maneira de tornar o Outlook menos perturbador: o recurso Limpar.
Isso exclui mensagens redundantes de tópicos de e-mail, para que você possa ler menos mensagens, mas ainda entender toda a conversa. Por exemplo, você e Claire receberam um e-mail de Louie. Claire respondeu e incluiu a mensagem original de Louie em sua resposta. O Clean Up excluirá o e-mail de Louie porque seu conteúdo já pode ser encontrado na resposta de Claire.
Se você está preocupado com a possibilidade de esse recurso excluir e-mails importantes, sempre pode ir para a pasta Itens excluídos, para onde as mensagens duplicadas são movidas. Para usar a Limpeza, vá para o Lar aba e clique Limpar no Excluir seção.
7. Use a formatação condicional para destacar mensagens importantes
Se você é alguém que recebe centenas de e-mails por dia, é fácil perder a noção dos mais importantes, como os do seu chefe ou do seu cliente. É aqui que a formatação condicional entra em ação.
Esse recurso do Outlook permite que você personalize determinados e-mails para fazê-los aparecer na sua caixa de entrada. Por exemplo, você pode criar um formato condicional para alterar a fonte dos e-mails do seu chefe para Comic Sans. Você também pode fazer com que todas as mensagens com "Reunião" na linha de assunto se tornem um tom vibrante de rosa. Você pode encontrar as configurações de formatação condicional em Exibir > Configurações de exibição.
Seja um Microsoft Outlook Pro com essas dicas e truques
Essas sete dicas e truques avançados mal arranham a superfície dos recursos do Outlook. Quanto mais você usar o aplicativo, mais certamente descobrirá recursos novos e úteis que podem ajudar a turbinar seu gerenciamento de e-mail.
