Leitores como você ajudam a apoiar o MUO. Quando você faz uma compra usando links em nosso site, podemos ganhar uma comissão de afiliado.
Fazer anotações é uma parte vital de todas as reuniões. Às vezes pode ser difícil descobrir a maneira mais eficaz de fazer anotações.
Embora existam muitos aplicativos de anotações por aí, às vezes é inconveniente ter muitos aplicativos em seu dispositivo. Isso é especialmente verdadeiro se você deseja compartilhar suas anotações e não tem certeza se seus colegas usam os mesmos aplicativos de anotações.
Felizmente, o Microsoft Excel torna mais fácil fazer e classificar suas anotações de reunião. Ele ajuda você a organizar suas anotações de reunião, garantindo que quase qualquer pessoa possa abrir e ler suas anotações. Veja como você pode fazer isso.
1. Defina sua agenda
Para iniciar suas anotações de reunião, primeiro observe a agenda da reunião. Se você não tiver uma agenda de reunião pré-definida, faça uma lista de tópicos que podem surgir na reunião para usar na próxima etapa.
Depois de listar os itens da agenda, adicione cada item em uma célula separada dentro de cada função ou coluna. Escolher linhas ou colunas é bom, mas você precisa se certificar de escolher apenas um formato para que todos os itens listados estejam em uma linha reta.
2. Listar os participantes
Em seguida, faça uma lista de todos os participantes da reunião. Pegue essa lista de participantes e adicione cada nome a cada célula em uma linha ou coluna.
O uso de linhas ou colunas depende do que você escolheu na etapa anterior. Se você escolheu usar uma coluna para os itens da agenda, use uma linha para os nomes. Da mesma forma, se você escolheu linhas para os itens da agenda, use uma coluna para os nomes.
Durante a reunião, adicione suas anotações a cada célula relevante. Por exemplo, se o participante 2 comentar sobre o item 3 da agenda, adicione uma nota à célula correspondente.
3. Organize suas anotações
Continue adicionando notas durante a reunião. Ao escrever, certifique-se de utilizar técnicas eficazes de anotações. Terminada a reunião, é hora de organizar as anotações. Embora você possa copiar e colar anotações em outro documento para classificá-las, é muito mais fácil classificá-las no Excel.
Para classificar suas anotações após a reunião, crie um sistema de arquivamento codificado por cores para suas anotações. Por exemplo, você pode querer usar verde para notas que podem se transformar em itens acionáveis.
Quando você desenvolver um sistema para organizar suas anotações, comece o processo de codificação de cores de suas células. Para fazer isso, selecione uma célula com uma nota, escolha o balde de tinta e escolha a cor desejada.
Depois de codificar suas anotações por cores, você pode classificá-las ainda mais. Para fazer isso, use formatação condicional no Excel para classificar as notas por cor. Isso permitirá que você classifique notas semelhantes juntas. Quando todas as suas notas estiverem classificadas, será mais fácil determinar quais os próximos passos que você deve tomar.
Acompanhe suas anotações no Excel
Há muitas maneiras de fazer anotações de reuniões. Uma das maneiras mais eficazes de fazer anotações é usando o Excel. Esse método é particularmente útil quando você precisa acompanhar as anotações com base em qual item da pauta elas se relacionam e quem apresentou a ideia.
Esse estilo de anotações também facilita a organização de suas anotações após a reunião. Mas seja qual for o método escolhido, certifique-se de seguir as ideias da reunião.