Você se encontrará fazendo malabarismos com várias tarefas à medida que sua carreira de freelancer avança. Sim, você ganhará mais se trabalhar mais. E embora seja ótimo atingir suas metas de renda, assumir muitas responsabilidades produzirá resultados insignificantes. Você só vai acabar exausto.
Para liberar sua agenda lotada, vamos explorar quais tarefas você pode transferir para ferramentas de automação. Dessa forma, você terá mais tempo e energia para se concentrar nas áreas críticas do seu negócio freelancer.
1. Gerenciamento de e-mail
Como a maioria dos adultos que trabalham, você provavelmente recebe centenas de e-mails regularmente. Ler e responder mensagens não requer foco intenso, mas ocupam uma boa parte do seu dia de trabalho. Um relatório da Adobe mesmo afirma que as pessoas gastam mais de cinco horas diárias verificando e-mails.
Além disso, você não pode simplesmente parar de responder aos e-mails. Várias partes, de clientes independentes internacionais a agências federais, entrarão em contato com você por e-mail. Em alguns casos, você pode até ter que responder rapidamente.
Em vez de ignorar indiscriminadamente seus e-mails, considere investir em ferramentas robustas de gerenciamento de e-mail. Encontre uma plataforma que atenda às suas necessidades. Eles se especializarão em organizar sua caixa de entrada ou simplificar a entrega de e-mail em massa. Por exemplo, o Help Scout faz um ótimo trabalho ao enviar anúncios para toda a empresa, enquanto o SaneBox classifica com precisão as mensagens recebidas.
2. Agendamento de postagens de mídia social
A postagem em mídia social é fundamental para o sucesso do marketing digital. O envolvimento regular com clientes e colegas de trabalho remoto ajudará você a construir uma sólida presença online como freelancer.
Como o gerenciamento de e-mail, a postagem em mídia social não é cognitivamente exigente. Você pode enviar conteúdo programado, responder a comentários e ler mensagens diretas sem muito esforço.
A maioria das pessoas classifica as postagens nas redes sociais como um trabalho superficial. No entanto, ainda leva muito tempo, especialmente à medida que seus seguidores crescem. Você passará horas apenas verificando sua caixa de entrada.
Se você deseja reduzir o tempo gasto gerenciando suas contas de mídia social, considere automatizar várias funções. Experimente diferentes ferramentas que possam atender às suas necessidades. Por exemplo, aplicativos de calendário de conteúdo permitem agendar postagens com antecedência, enquanto as ferramentas de análise quantificam seu desempenho geral nas mídias sociais.
3. Integração do cliente
A integração do cliente define o tom para qualquer projeto freelancer. Você e seu cliente irão agendar prazos, reavaliar expectativas, atribuir tarefas e enfatizar objetivos durante esta etapa. Apressar o processo cria metas vagas e inviáveis. Como alternativa, analisar demais detalhes triviais e responder repetidamente às mesmas perguntas prejudica a produtividade.
A abordagem mais eficaz e que economiza tempo é automatizar várias áreas do processo de integração do cliente. Digamos que você faça perguntas semelhantes aos seus novos clientes. Em vez de passar por eles em todas as sessões, você pode criar um questionário ou gravar um breve vídeo explicativo. Apenas certifique-se de entender totalmente as necessidades do seu cliente depois.
4. Prospecção de Clientes
Muitos freelancers não gostam de procurar novos clientes. Entre entrar em contato com clientes em potencial e atender às consultas iniciais, você facilmente gastará dezenas de horas por semana em prospecção. Pior de tudo, você nem vai converter todos os seus leads. A maior parte do tempo que você gasta caçando e ligando será classificada como trabalho não remunerado, o que desperdiça seu tempo e dinheiro.
Para uma abordagem mais eficiente, use ferramentas de automação. Sugerimos experimentar diferentes programas com base em quais tarefas de prospecção você deseja automatizar. Digamos que você seja um escritor. As ferramentas de localização de e-mail podem rastrear os editores e administradores de diferentes sites que trabalham com escritores de conteúdo e blogueiros convidados.
5. Agendamento
Muitos freelancers gastam tanto tempo planejando reuniões quanto participando delas. Dependendo da diferença entre você e os fusos horários de seu cliente, você pode trocar mensagens por vários dias.
Com isso dito, os e-mails levam apenas alguns cliques para serem enviados. Alocar mais de uma ou duas horas para agendamento de compromissos é irracional e improdutivo.
Para agilizar o processo, use um aplicativo de agendamento de consultas. Plataformas como o Google Calendar e o Calendly permitem que os usuários agendem reuniões rapidamente e selecionem suas datas preferidas em calendários personalizados, que os hosts podem ajustar. Basta enviar aos participantes o link do convite e aguardar a resposta.
6. Gestão de fluxo de trabalho
Os freelancers geralmente subestimam o tempo necessário para concluir um projeto. Digamos que você seja um redator de conteúdo. Mesmo que você consiga escrever de 500 a 600 palavras por hora, é improvável que termine 5.000 palavras em um turno de 10 horas. Afinal, você também terá que fazer pesquisas de tópicos e edições de rascunhos.
Os projetos de trabalho sempre vêm com tarefas de gerenciamento minuciosas. Embora a maioria possa levar apenas alguns minutos, você ainda deve contorná-los e ajustar sua programação de acordo.
O gerenciamento detalhado do fluxo de trabalho consome tempo. Em vez disso, automatize-o com uma ferramenta de gerenciamento de projetos. Aplicativos populares como Asana ou Trello podem ajudar em quase todos os aspectos do processo, desde a definição de prazos viáveis até a finalização dos detalhes do projeto. Dessa forma, você terá mais tempo e energia para se concentrar em suas principais responsabilidades.
7. Elaboração de contrato
Como freelancer, os clientes esperam que você forneça contratos de projetos. Você provavelmente terá que definir suas taxas, garantias, responsabilidades e objetivos, além de quaisquer estipulações sobre o pedido do cliente.
Escrever um contrato do zero geralmente leva algumas horas. Você pode obter modelos on-line, mas ainda assim deve reservar uma ou duas horas para edição. Afinal, acordos genéricos só vão comprometer o seu negócio freelancer.
Em vez de copiar e colar rascunhos de contrato aleatórios, você economizará mais tempo transferindo o processo para uma ferramenta de automação. Existem vários aplicativos que produzem minutas de contrato personalizadas. Eles podem criar contratos visualmente atraentes que explicam o escopo, as limitações e os requisitos legais de seus projetos freelancers em minutos.
8. Rastreamento financeiro básico
Manter o controle de suas finanças se tornará mais desafiador à medida que seu negócio freelancer crescer. Você terá que registrar todos os pagamentos de cada cliente. Dependendo do volume do seu pedido, até mesmo o gerenciamento financeiro simples pode levar várias horas.
Muitos profissionais contratam contadores para administrar suas finanças. Embora você também possa trabalhar com um profissional de finanças, considere usar ferramentas de automação primeiro. Você nem vai ter que pagar nada. Uma rápida pesquisa no Google revelará vários modelos de planilha Excel de finanças pessoais simples e gratuitos você pode personalizar.
Torne-se um freelancer mais produtivo automatizando tarefas
A automação de tarefas levará sua carreira freelancer para o próximo nível. No entanto, não se sinta obrigado a executar um sistema automatizado eficiente e totalmente funcional desde o início. A automação do fluxo de trabalho leva tempo. Elimine primeiro as tarefas pequenas e tediosas e, em seguida, trabalhe gradualmente para automatizar as responsabilidades administrativas mais críticas.
Além disso, não compre ferramentas de automação premium ao acaso. Existem vários programas de software gratuitos e aplicativos móveis no mercado. Com a estratégia certa, você já pode utilizá-los para automatizar diversas funções diárias do seu negócio freelancer.