Você já recebeu um e-mail mal escrito em sua caixa de entrada? Você deve ter se perguntado sobre o que era aquele e-mail e como respondê-lo. Para evitar enviar um e-mail ruim, reveja esta lista de erros comuns em e-mails de trabalho.
1. Linha de assunto ausente
Um dos erros comuns ao escrever e-mails de trabalho é não incluir uma linha de assunto. Uma lista de linhas de assunto é a primeira coisa que as pessoas veem quando abrem suas contas de e-mail. Se alguém receber uma tonelada de e-mails, um e-mail sem uma linha de assunto descritiva e apropriada provavelmente será ignorado.
Pesquisa de blog da HubSpot mostra que linhas de assunto eficazes devem inspirar curiosidade e ser personalizadas. Deixe seu destinatário saber por que seu e-mail é importante através de sua linha de assunto. A linha de assunto "Newsletter 1" é vaga e não atrai o interesse de ninguém. Mas o "Boletim informativo 1: os melhores desempenhos deste mês" provavelmente terá mais visualizações.
2. Usando o tom errado
O tom de um e-mail pode refletir como você deseja ser percebido. Sua escolha de palavras reflete um tom positivo ou negativo. Por exemplo, comentar que a ideia de alguém é "estranha" tem uma conotação diferente de dizer que a ideia é "única". Aprenda a distinguir entre tons de significado e escolha as palavras certas.
E-mails de trabalho devem soar profissionais. O grau de formalidade depende de sua cultura de trabalho e relacionamento profissional com o destinatário. Se a cultura de trabalho for amigável ou se você for colega de alguém há muito tempo, pode começar seu e-mail de trabalho com "Oi John." Mas se você estiver entrando em contato com alguém que não conhece em outra empresa, é mais seguro dirigir-se a eles usando o formato "Prezado Sr. Smith".
Quando você duvidar de sua escolha de palavras, consulte um dicionário de sinônimos ou dicionário on-line. O assistente de digitação online Grammarly também inclui um detector de tom de escrita em suas características. Você pode alterar o tom nas configurações para soar confiante e profissional.
3. Detalhes e anexos ausentes
É irritante receber um e-mail de trabalho com detalhes incompletos. Enviar e-mails para obter informações é uma grande perda de tempo. Para evitar isso, descreva todos os fundamentos: quem, o quê, quando, onde, por que e como. Você pode seguir o seguinte formato:
- Primeiro parágrafo: Saudação e ponto principal do e-mail.
- Segundo parágrafo: Todos os detalhes relevantes que o destinatário precisa saber sobre o assunto.
- Terceiro parágrafo: Call to action (por exemplo, eles precisam responder, realizar um link, etc.).
- Quarto parágrafo: Obrigado.
Lembre-se de anexar quaisquer outros arquivos que seu destinatário precise. Um erro comum é dizer que você anexou um arquivo sem fazê-lo! Você pode evitar isso lendo seu e-mail antes de enviá-lo.
4. Negligenciar a edição e revisão
Um e-mail repleto de erros gramaticais e de frases soa pouco profissional. Seu destinatário pode pensar que você não pensou bem em sua comunicação. Erros geralmente acontecem quando você está com pressa ou pensa mais rápido do que digita. Mas existem maneiras de evitar ou diminuir isso.
Você pode começar com um esboço antes de preencher todos os detalhes. Depois de redigir seu e-mail, reserve um tempo para revisá-lo antes de clicar em enviar. Como é mais difícil detectar erros quando você é o redator, use ferramentas online. Se você não gosta de baixar aplicativos e extensões, procure o melhores verificadores ortográficos e gramaticais gratuitos para download.
5. Endereço de e-mail não profissional
Imagine como um cliente ou colega reagiria se recebesse um e-mail de [email protected]. Endereços de e-mail não profissionais fazem você parecer, bem, pouco profissional. Para evitar essa gafe digna de constrangimento, use seu e-mail de trabalho.
Se você não possui um e-mail corporativo, leia como usar um endereço de e-mail personalizado com o Gmail para e-mails profissionais. Suponha que o Gmail não seja sua preferência. Você pode explorar as opções para configurar um e-mail personalizado com o provedores de e-mail mais populares, melhores que o Gmail e o Yahoo Mail.
6. Nenhum bloco de assinatura
Pense no bloco de assinatura como seu cartão de visita. Este elemento é colocado após sua assinatura e contém seu nome completo e detalhes de contato. O bloco de assinatura ajuda o destinatário a identificar sua empresa e o cargo que você ocupa. Ele permite que os destinatários encontrem rapidamente suas informações se precisarem entrar em contato com você por outros canais além do e-mail.
Pergunte à sua empresa se ela possui um formato obrigatório para o bloco de assinatura. Caso contrário, você pode adicionar os seguintes elementos:
- Nome completo
- Papel
- Equipe/Departamento
- nome da empresa
- Número de contato
- site da companhia
- Contas de mídia social da empresa
Você pode personalizar o bloco de assinatura em suas configurações de e-mail. Lembre-se de editar e revisar esta parte também. Quando salvo, seu bloco de assinatura será incluído em seu e-mail enviado.
7. Não saber a diferença entre Cc e Bcc
Cc e Bcc são os campos após o Para parte. Um dos erros comuns é não saber quando usá-los. Cc significa cópia carbono. Quando você adiciona o endereço de e-mail de alguém no Cc:
- Eles também receberão uma cópia do e-mail
- O endereço de e-mail é exposto ao destinatário principal no campo Para.
- Eles são informados sobre a comunicação, mas não são obrigados a agir ou responder ao e-mail.
Você usa Cc para que o destinatário principal saiba que você está mantendo os outros informados. Você também o usa para manter a pessoa no Cc informado. Por exemplo, você deseja que seu gerente saiba como o projeto de sua equipe está progredindo. Portanto, os endereços de seus colegas de equipe devem estar no Para, enquanto o endereço do seu gerente deve estar no Cc.
Bcc significa cópia oculta. Quando você adiciona o endereço de e-mail de alguém no Bcc:
- Eles recebem uma cópia do e-mail.
- Seu endereço de e-mail não é exposto a outros destinatários.
Você usa Bcc para evitar que as caixas de entrada das pessoas transbordem. Se alguém do Para ou Cc campos acertos Responder todos, os destinatários do Bcc não receberá um e-mail. Você também pode usar Bcc para evitar que outros destinatários saibam que outra pessoa está incluída no e-mail. Por exemplo, se você estiver enviando o mesmo boletim informativo para todos os seus clientes, não deseja expor seus endereços de e-mail uns aos outros.
8. Enviar e-mails além do horário de trabalho
É fácil se deixar levar pela empolgação de um novo projeto e enviar um e-mail para seu chefe ou colegas às duas da manhã. No entanto, isso pode se tornar um problema. Seu chefe ou colegas podem pensar que você não está respeitando o tempo deles.
Se o e-mail não for uma emergência, envie-o dentro do horário de trabalho e dê tempo suficiente para que outras pessoas respondam. Além disso, se o seu problema for urgente, é melhor enviar uma mensagem de texto, ligar ou enviar uma mensagem instantânea. Uma boa solução seria agendar seus e-mails. O melhores ferramentas de agendamento de e-mail que você deve experimentar ajudará seu e-mail a chegar à caixa de entrada de alguém em horários apropriados do dia.
9. Respondendo tarde
Quando você responde atrasado aos e-mails, isso pode refletir uma falta de comprometimento com seu trabalho. Uma regra simples é responder dentro de 24 horas ou dentro do prazo determinado pelo remetente. Comunique-se com rapidez e clareza se precisar de mais tempo para elaborar uma resposta.
Uma boa prática seria habilitar os recursos de resposta automática do seu e-mail se você estiver ocupado ou fora do escritório. Por exemplo, você pode verificar como configurar uma resposta automática de férias recorrente no Gmail. A plataforma de e-mail também possui modelos, que permitem salvar respostas prontas.
Evite erros comuns de e-mail e deixe uma boa impressão
Seus e-mails podem deixar uma impressão positiva ou negativa em seus colegas. Para melhorar sua etiqueta de e-mail profissional, evite esses erros comuns em e-mails de trabalho. E lembre-se, na dúvida, não envie!
Se precisar de mais ajuda para criar e-mails, tente usar modelos de e-mail. O uso de modelos garante que sua comunicação soe e pareça profissional. Comece a explorar as plataformas que permitem baixar pacotes de modelos gratuitos que você pode usar em seu aplicativo de e-mail.
