Um guia completo para os mais de 15 aplicativos do Google Workspace

O Google Workspace (antigo G Suite) é um conjunto integrado de aplicativos baseados na Web projetados para otimizar fluxos de trabalho e aumentar a produtividade de indivíduos, equipes e empresas.

Você provavelmente conhece alguns dos aplicativos populares do Google Workspace, como Gmail e Google Docs. Mas você pode não estar ciente de que atualmente existem 18 aplicativos neste espaço de trabalho, cada um atendendo a uma finalidade única e oferecendo diversos recursos para aumentar sua eficiência e colaboração com outras pessoas.

Neste artigo, vamos nos aprofundar em cada um desses aplicativos, o que eles fazem e discutir alguns de seus melhores recursos.

O Gmail é uma ferramenta de e-mail que permite criar endereços de e-mail exclusivos (que terminam em_gmail.com ou um domínio personalizado) para enviar e receber e-mails. Você também pode usar recursos como caixa de entrada prioritária, filtros, favoritos e marcadores para gerenciar seus e-mails e reduzir a confusão. A criação de uma conta do Gmail é gratuita e, se você ainda não tem uma, pode aprender a

configurar uma nova conta do Gmail para você ou para outras pessoas.

Os melhores recursos do Gmail:

• Desfaça o envio de uma mensagem até 30 segundos após clicar em "enviar".
• Integra-se perfeitamente com outros apps do Workspace, como Drive, Agenda e Meet.
• Algoritmos avançados de filtragem de spam para identificar e filtrar automaticamente e-mails maliciosos.
• Personalize seu Gmail conectando-se a apps externos do Marketplace do Google Workspace.

O Google Meet (anteriormente Hangouts) é a versão do Zoom do Google - uma ferramenta de videoconferência para hospedar reuniões virtuais e webinars com amigos, colegas de trabalho ou clientes. Você pode iniciar uma reunião instantaneamente, criar uma para mais tarde ou agendá-la no Google Agenda. Se precisar de ajuda sobre como fazer isso, confira este guia completo para organizar reuniões no Google Meet.

Os melhores recursos do Google Meet:

• Recursos de engajamento, como levantar a mão, enviar emojis e um bate-papo.
• Compartilhe documentos, apresentações de slides e outros documentos usando o recurso de compartilhamento de tela.
• Fornece legendas em tempo real em mais de 10 idiomas, incluindo inglês, francês e italiano, com mais sendo adicionados.
• Uma biblioteca abrangente de efeitos visuais para aplicar filtros e desfocar ou alterar o plano de fundo.

O Google Chat é uma ferramenta de mensagens que atua como um hub centralizado para comunicação e colaboração integradas no ecossistema do Google Workspace. Ele permite que as equipes se conectem, se comuniquem e compartilhem arquivos em tempo real, promovendo discussões de projeto eficientes e aumentando a produtividade.

Os melhores recursos do bate-papo do Google:

• Integra-se com Drive, Documentos, Planilhas e Apresentações para criar e compartilhar arquivos.
• Um recurso de Tarefas nativo para criar e atribuir tarefas aos membros da equipe.
• Participe de bate-papos por vídeo iniciando uma reunião instantânea com o recurso Adicionar videoconferência.
• Receba notificações por e-mail quando alguém mencionar (usando @menções) ou enviar mensagens diretas para você.

O Google Agenda é uma ferramenta que permite agendar eventos, coordenar reuniões e acompanhar prazos importantes. Você pode criar vários calendários para diferentes aspectos de sua vida pessoal ou profissional e alternar entre os calendários para visualizar eventos específicos ou ter uma visão geral de todas as suas atividades.

Os melhores recursos do Google Agenda:

• Compartilhe calendários com outras pessoas para que possam visualizar ou agendar compromissos.
• Configure lembretes personalizados para receber alertas (via celular ou e-mail) antes de eventos ou tarefas.
• Sincroniza perfeitamente com o aplicativo Calendário em seu dispositivo móvel, para que você possa ficar conectado e atualizado.
• Acesse calendários pré-fabricados com feriados nacionais para cada país e adicione-os facilmente ao seu calendário.

O Google Drive é uma plataforma de armazenamento em nuvem que permite que indivíduos, equipes e empresas armazenem, acessem e compartilhem arquivos de qualquer dispositivo, desde que você tenha uma conexão com a Internet. Todos os arquivos criados no Documentos, Planilhas, Apresentações ou Formulários Google são armazenados automaticamente aqui. Você também pode fazer upload de arquivos do seu computador e gerenciar todos os seus documentos agrupando-os em pastas e subpastas.

Os melhores recursos do Google Drive:

• Oferece 15 GB de espaço de armazenamento para usuários gratuitos, que é compartilhado no Google Drive, Gmail e Google Fotos.
• Visualize e edite seus arquivos em qualquer lugar com o aplicativo móvel do Drive, disponível em dispositivos Android e iOS.
• Oferece acesso off-line aos seus arquivos, para que você possa trabalhar neles sem uma conexão com a Internet — as alterações são sincronizadas automaticamente quando você se reconecta à Internet.

O Google Docs é a versão do Google do Microsoft Word, uma ferramenta de processamento de texto baseada em nuvem que permite aos usuários criar, editar e colaborar em documentos em tempo real. Ele tem mais de 50 modelos abrangendo várias categorias, incluindo Currículos, Cartas Comerciais, Propostas e Planos de Aula, facilitando o início do seu documento em pouco ou nenhum tempo.

Os melhores recursos do Google Docs:

• Uma interface simples e intuitiva que facilita a localização de usuários de todos os níveis de habilidade.
• Uma ampla variedade de opções de formatação — desde a personalização de estilos de texto até a geração de um índice — para criar documentos com aparência profissional.
• O recurso de histórico de revisão facilita o rastreamento de alterações, revisão de edições e restauração de conteúdo anterior, se necessário.

O Planilhas Google é a versão do Microsoft Excel do Google, um aplicativo de planilha baseado em nuvem para editar e analisar dados de maneira organizada e colaborativa. Você pode inserir dados manualmente ou importar grandes conjuntos de dados de vários formatos de arquivo, incluindo CSV, TSV, XLSX, TXT, HTML e ODS.

Os melhores recursos do Planilhas Google:

• Fórmulas e funções extensas para realizar manipulações de dados, cálculos complexos e análises estatísticas.
• Possui recursos de visualização de dados como gráficos, mapas de calor, minigráficos e tabelas dinâmicas.
• Vincule tabelas e gráficos do Excel no Google Docs e Slides e atualize-os com o clique de um botão à medida que os dados de origem mudam.

O Apresentações Google é a versão do Microsoft PowerPoint do Google, uma ferramenta de apresentação baseada na nuvem que permite criar, editar e fazer apresentações envolventes. Você pode adicionar anotações do orador, que podem ser úteis para organizar seus pensamentos ou sugestões durante uma apresentação. A exibição do apresentador fornece uma exibição separada que mostra as anotações do orador, o slide atual e os próximos slides, ajudando você a fazer uma apresentação suave.

Os melhores recursos do Apresentações Google:

• Envolva seu público realizando enquetes ao vivo e sessões de perguntas e respostas.
• Exporte slides em vários formatos, como PPTX, PDF, TXT, JPG, PNG, ODP e SVG.
• Tem mais de 20 modelos (e mais de outros sites) abrangendo várias categorias, como Pitch, Proposta, Estudo de caso, Planos de aula e Flashcards.

O Google Forms é um criador de formulários versátil que permite criar e distribuir pesquisas on-line, testes, questionários, aplicativos e formulários de feedback. Além do texto, você pode adicionar imagens e vídeos aos seus formulários, alterar esquemas de cores e até inserir seu próprio logotipo. Você pode compartilhar o formulário por meio de um link, incorporá-lo a um site ou até mesmo enviá-lo diretamente para endereços de e-mail específicos.

Os melhores recursos do Google Forms:

• Defina as perguntas obrigatórias, imponha formatos específicos (como endereços de e-mail ou URLs) e limite as opções de resposta a um determinado intervalo ou padrão.
• Crie lógica de ramificação ou pule em seus formulários, orientando os entrevistados para diferentes seções com base em suas respostas.
• Todas as respostas são atualizadas em tempo real na guia Respostas dos formulários.
• As respostas podem ser exportadas para o Google Sheers (para análise posterior) com o clique de um botão.

O Google Sites é uma ferramenta de criação de sites que permite criar e publicar sites com facilidade. Possui uma interface amigável de arrastar e soltar que facilita a adição e organização de diferentes elementos em seu site. Esses elementos incluem caixas de texto, imagens, vídeos, arquivos do Google Drive e conteúdo incorporado via URL ou código.

Os melhores recursos do Google Sites:

• Os sites criados no Google Sites são responsivos.
• Possui mais de 15 modelos personalizáveis ​​em categorias como carteira de estudante, casamento, salão de beleza e restaurante.
• Recurso de pesquisa integrado que permite que os visitantes pesquisem conteúdo específico em seu site.
• Integra-se ao Google Analytics para rastrear e analisar o tráfego do site e o comportamento do usuário.

O Google Keep é um aplicativo de anotações que permite fazer anotações, ideias ou lembretes rapidamente. Você pode criar notas de texto, adicionar listas de verificação, adicionar imagens e até mesmo adicionar desenhos e esboços em movimento. A simplicidade e a velocidade deste aplicativo o tornam conveniente para capturar informações sempre que houver inspiração.

Os melhores recursos do Google Keep:

• Adicione rótulos codificados por cores às suas notas para categorizar e organizar suas notas visualmente.
• Defina lembretes com base na hora e no local em suas anotações e receba notificações que o ajudam a manter o controle de suas tarefas.
• Use o recurso Arquivo para ocultar notas da exibição principal e minimizar a confusão.
• Suas anotações são sincronizadas automaticamente, permitindo que você as acesse e edite de qualquer lugar, a qualquer hora e de qualquer dispositivo.

O Google Apps Script é uma plataforma de script baseada em JavaScript que permite estender a funcionalidade dos aplicativos do Google Workspace. Isso permite adicionar novos recursos, como menus personalizados, caixas de diálogo, funções personalizadas e até mesmo executar a automação de tarefas para aprimorar a experiência do usuário.

Você também pode criar complementos para aplicativos do Google Workspace e publicá-los no Workspace Marketplace para outros usarem.

Os melhores recursos do script do Google Apps:

• O Apps Script oferece suporte à colaboração, permitindo que vários usuários trabalhem juntos no mesmo script ou projeto.
• Fornece recursos de teste e depuração, incluindo log, pontos de interrupção e tratamento de erros.
• Uma comunidade ativa de desenvolvedores que compartilha trechos de código, tutoriais e práticas recomendadas.

O Google Cloud Search é uma ferramenta avançada de megapesquisa que permite que as empresas pesquisem e recuperem dados de todos os Aplicativos do Google Workspace (Gmail, Drive, Docs, Sites, Keep etc.) e aplicativos de terceiros com uma única pesquisa consulta. Isso é muito mais fácil e rápido do que executar uma consulta de pesquisa individual dentro de cada um dos aplicativos do Workspace.

Os melhores recursos do Google Cloud Search:

• É super rápido e inteligente - você pode encontrar rapidamente as informações exatas que procura usando sugestões de preenchimento automático e mesmo se houver alguns erros em sua consulta de pesquisa.
• Fornece uma visualização dos resultados da pesquisa, permitindo que você visualize rapidamente o conteúdo e encontre o que procura sem abri-lo em um aplicativo separado.
• Opções de filtro avançadas (como intervalo de datas, tipo de arquivo, local, etc.) para restringir rapidamente os resultados da pesquisa.

O Google Jamboard é uma ferramenta de quadro branco digital que permite que indivíduos e equipes façam anotações, esbocem diagramas, façam brainstorm de ideias e colabore visualmente de qualquer lugar. Ele é equipado com ferramentas de desenho, post-its, formas, uma caixa de texto e um apontador laser, facilitando a expressão criativa de suas ideias.

Os melhores recursos do Google Jamboard:

• Interface super simples e intuitiva, fácil de navegar, mesmo para usuários iniciantes.
• Altere o plano de fundo da tela usando qualquer um dos modelos pré-criados ou carregando uma imagem personalizada.
• Baixe cada quadro para o seu computador como uma imagem ou arquivo PDF.

O Google Admin é um portal administrativo para gerenciar usuários e dispositivos registrados em sua conta comercial. Você pode adicionar novos usuários, atualizar as informações do usuário e organizá-los em unidades organizacionais para facilitar o gerenciamento.

Os melhores recursos do Google Admin:

• Gerencie as configurações de armazenamento e compartilhamento de dados no Google Drive no nível organizacional.
• Controle o acesso aos aplicativos do Workspace ativando ou desativando aplicativos específicos para usuários e gerenciando as configurações do aplicativo e as permissões de acesso.
• Defina as configurações organizacionais, como personalização de logotipos e cores comerciais, configuração de logon único (SSO) e gerenciamento de aplicativos de terceiros.

O Google Endpoint é o recurso de gerenciamento de segurança do aplicativo Google Admin que protege dados e dispositivos usados ​​em sua empresa contra ameaças cibernéticas. Ele garante que apenas indivíduos autorizados possam acessar informações e permite que você apague dados remotamente quando necessário.

Os melhores recursos do Google Endpoint:

• Bloqueie ou limpe remotamente dados de dispositivos empresariais perdidos ou roubados.
• Dispositivos seguros em seus negócios, independentemente do sistema operacional.
• Aplique políticas de segurança e controles de acesso, como definir requisitos de senha e ativar a autenticação de dois fatores.

O Google Vault é uma ferramenta de arquivamento e retenção de dados que garante a conformidade com os requisitos legais e ajuda a facilitar os processos de eDiscovery quando necessário. Além da retenção, os administradores podem pesquisar ou exportar dados de apps do Google Workspace, mesmo quando esses dados foram excluídos por usuários individuais.

Os melhores recursos do Google Vault:

• Defina políticas de retenção para reter dados automaticamente por um período de tempo especificado.
• Coloque retenções legais em contas de usuário ou unidades organizacionais específicas, garantindo que os dados associados a essas contas não possam ser excluídos.
• Opções de pesquisa avançada, incluindo pesquisa por critérios específicos, como remetente, destinatário, intervalo de datas, palavras-chave e rótulos.
• Exporte dados do Google Vault em formatos padrão como PST (para e-mails) e MBOX (para bate-papos).

O Google Work Insights é uma ferramenta de análise que permite rastrear como os usuários da sua empresa usam os apps do Workspace. Isso fornece informações sobre a atividade do usuário, o uso do aplicativo e os padrões de colaboração, para que você possa otimizar a produtividade e as estratégias de colaboração em sua empresa.

Os melhores recursos do Google Work Insights:

• Filtre informações por unidades organizacionais específicas (também conhecidas como departamentos, grupos ou equipes) e períodos de tempo.
• Rastreia se os usuários usam ativamente os apps do Google Workspace fora do horário de trabalho e nos fins de semana.
• Visualizações interativas que apresentam as principais métricas com gráficos coloridos, facilitando a identificação rápida de tendências e padrões do usuário.

Trabalhe de forma mais inteligente, rápida e eficiente com os aplicativos do Google Workspace

Agora que você está familiarizado com as funcionalidades de todas as 18 ferramentas agrupadas no Google Workspace suite, você pode aproveitar todo o potencial de cada ferramenta para elevar o desempenho pessoal e da equipe produtividade.

À medida que a tecnologia evolui, o Google Workspace permanece na vanguarda, lançando regularmente novos recursos e atualizações. Por isso, é essencial manter-se atualizado e se adaptar aos avanços mais recentes. E se você ainda achar que o Google Workspace não é sua preferência, existem outras alternativas que vale a pena explorar.