Como escolher a ferramenta certa de gerenciamento de projetos

Se você estiver trabalhando em algo importante com uma equipe pequena ou em um projeto pessoal, é importante manter-se atualizado e organizar seu fluxo de trabalho. A melhor maneira de fazer isso é investindo em uma ferramenta de gerenciamento de projetos. O uso de software especializado pode ajudar a otimizar seu fluxo de trabalho e manter todas as partes móveis organizadas.

No entanto, com tantas opções por aí, como escolher a certa? O primeiro passo é saber quais recursos e aspectos procurar. Concentre-se no que realmente importa para você e sua equipe. Pense em funcionalidade, flexibilidade, interface, segurança e suporte.

1. Recursos e Funcionalidade

Antes de procurar uma ferramenta de gerenciamento de projetos, você deve descobrir os recursos que o ajudarão a fazer as coisas com eficiência. Faça algumas perguntas a si mesmo antes de seguir em frente. Por exemplo, você estará trabalhando sozinho ou com uma equipe? Se for o último, qual é o tamanho e o escopo de sua equipe? Quais ferramentas você precisa e o que você pode fazer sem?

Geralmente, você deseja opções para criar tarefas, marcos, cronogramas e cronogramas para manter todos no caminho certo. Quanto mais personalizáveis ​​e flexíveis forem essas ferramentas, melhor. Algumas ferramentas permitem configurar tarefas, dependências e notificações recorrentes para manter os projetos em andamento com eficiência.

Certas ferramentas são mais versáteis do que outras. Por exemplo, você pode use o ClickUp como uma ferramenta de produtividade pessoal bem como para equipes pequenas. Portanto, o primeiro passo é avaliar as necessidades do seu fluxo de trabalho e escolher a ferramenta que melhor se adapta a ele.

2. Uma interface que você realmente usará

Muitas ferramentas de gerenciamento de projetos são altamente versáteis e podem se adaptar a diferentes situações. Por exemplo, há muito que você pode fazer com o Notion, como fazer anotações, criar listas de tarefas ou até mesmo criar um CRM personalizado. Embora seja talvez uma das melhores ferramentas para produtividade, alguns podem preferir algo mais simples com o qual possam se familiarizar rapidamente.

Se for esse o caso, procure um design simples e intuitivo, fácil de navegar com apenas alguns cliques. Os recursos devem ser facilmente acessíveis e não ocultos em camadas de menus. Marcadores, listas numeradas e muito espaço em branco facilitam a leitura de instruções e informações.

O aplicativo também deve apresentar um painel que fornece uma visão geral rápida de tarefas, agendas e notificações para ajudá-lo a ficar por dentro de tudo com eficiência. Lembre-se de que você usará essa ferramenta quase todos os dias, portanto, encontre algo que realmente goste de usar.

3. Opções de personalização

A ferramenta ideal deve fornecer controle total sobre quais recursos e visualizações são visíveis para você ou sua equipe. Alguns de vocês podem precisar de um quadro Kanban simples e uma lista de tarefas, enquanto outros preferem tabelas, gráficos e rastreadores de tempo para ajudar a visualizar todos esses dados. De qualquer forma, as seções devem ser personalizáveis ​​e fáceis de ativar ou desativar.

Você também deve ser capaz de adicionar campos, exibições e filtros personalizados para acompanhar o progresso que realmente importa. Por exemplo, você pode querer marcar certas tarefas com o nome de um cliente ou nível de prioridade. Da mesma forma, você pode querer uma exibição personalizada que exiba apenas as tarefas de alta prioridade atribuídas à sua equipe.

4. Colaboração e Comunicação

A colaboração é a chave para qualquer boa ferramenta de gerenciamento de projetos. Você quer algo que permita trabalhar facilmente com membros da equipe e clientes, para que todos possam acompanhar o progresso e se manter informados. Certifique-se de que você pode adicionar usuários e especificar seu nível de acesso.

Você deve poder adicionar administradores, membros da equipe com permissões diferentes e clientes com acesso limitado. A atribuição de tarefas e prazos também deve ser simples. Quando uma tarefa é atribuída, o responsável deve ser alertado imediatamente por meio de uma notificação. Fora isso, os membros da equipe devem poder comentar sobre tarefas, compartilhar atualizações, fazer perguntas e compartilhar arquivos com facilidade.

5. Flexibilidade

Uma boa ferramenta de gerenciamento de projetos é aquela que se adapta às suas necessidades à medida que seu projeto cresce em escopo, complexidade e dados. A ferramenta deve ser capaz de lidar com esse aumento de dados e complexidade sem comprometer o desempenho ou a colaboração.

Quando você expande ainda mais o projeto, eventualmente precisará de mais ferramentas para lidar com todos os processos. Como tal, é importante que a ferramenta possa se integrar bem com outros softwares, como aplicativos de compartilhamento de arquivos, serviços de e-mail e ferramentas de negócios.

6. Acessibilidade Móvel

Se alguns membros de sua equipe trabalham remotamente e nem sempre têm acesso a um espaço de trabalho dedicado, um aplicativo móvel pode ajudá-los a permanecer conectados de praticamente qualquer lugar. Verifique se a ferramenta possui um aplicativo iOS ou Android dedicado e se os recursos são transferidos da experiência completa da área de trabalho.

No mínimo, os usuários devem ser capazes de responder aos comentários, verificar as tarefas atribuídas e acompanhar o andamento do projeto enquanto usam o aplicativo móvel. Isso é um problema menor hoje em dia, já que alguns dos as melhores ferramentas de gerenciamento de projetos já possuem aplicativos móveis dedicados que oferecem uma experiência produtiva.

7. Segurança e Privacidade de Dados

Embora muitas pessoas possam ignorar o aspecto de segurança, é essencial quando você confia à ferramenta dados, documentos e informações confidenciais relacionados ao projeto. Ferramentas de criptografia como As certificações SSL são altamente importantes. Isso significa que seus dados e documentos são codificados para impedir o acesso não autorizado.

A autenticação de dois fatores também é importante, exigindo não apenas uma senha, mas também um código enviado para o seu telefone ou um aplicativo de autenticação. Isso torna muito mais difícil para os hackers acessarem sua conta.

Por fim, procure ferramentas de backup e recuperação de dados. É possível que os servidores de software fiquem inativos ou sejam vítimas de ataques cibernéticos. Backups automatizados regulares e um plano para colocar seus dados em funcionamento são vitais nessas situações.

8. Preços e planos

Muitas ferramentas de gerenciamento de projetos são gratuitas, mas a maioria delas possui recursos bloqueados por uma assinatura. Você pode usar uma determinada ferramenta totalmente gratuita, mas terá acesso limitado ao número de pessoas que pode adicionar a bordo.

Certifique-se de que a ferramenta que você usa tenha um preço razoável, de modo que se encaixe perfeitamente no orçamento do seu projeto. Ao contabilizar o preço, verifique as avaliações on-line para ver se o suporte ao cliente é bom. Você deseja acesso fácil para conversar, ligar ou enviar um e-mail para a empresa caso algo dê errado.

Uma ferramenta de gerenciamento de projetos é extremamente importante para empresas ou pessoas que buscam construir algo com potencial de crescimento no futuro. Pode não ser tão importante para freelancers independentes, mas ainda ajuda muito a agilizar o fluxo de trabalho e garantir que você não perca os prazos.

A melhor parte é que muitas dessas ferramentas são mais do que apenas software de gerenciamento de projetos. Você pode usá-los para fazer anotações, criar roteiros ou até mesmo como um calendário de trabalho. Essa funcionalidade multifuncional os torna um grande valor se você puder encontrar os casos de uso corretos para cada recurso.