Quer levar sua pequena empresa para o próximo nível? Aprenda as funções essenciais do Excel que ajudarão você a economizar tempo e dinheiro.
O Excel é uma ferramenta poderosa para gerenciar suas finanças como proprietário de uma pequena empresa. Seu arsenal de ferramentas de manipulação de dados pode economizar tempo e esforço ao acompanhar suas despesas, receitas e outros dados financeiros.
As funções são a espinha dorsal do Excel e a fonte de seus superpoderes. Se você é novo no Excel, aqui estão algumas funções essenciais que você deve aprender para gerenciar suas finanças com eficiência.
1. SOMA
SUM é talvez a função mais usada no Excel e é ainda mais útil em finanças. Ele permite que você some um intervalo de células e obtenha o total.
=SUM(values)Você pode alimentar os valores diretamente para a função SUM ou referir-se a eles como células e intervalos.
Por exemplo, você pode usar a função SUM para somar o total de vendas de cada item em um período específico.
=SUM(D2:D8)Neste exemplo,
D2:D8 é o intervalo de células que contém o valor de vendas que você deseja adicionar. A função SUM pega todos os valores neste intervalo e calcula o total de vendas de todos os itens.2. MÉDIA
A função MÉDIA é outra função útil ao lidar com números. AVERAGE calcula o valor médio de um intervalo de células.
=AVERAGE(range)Por exemplo, você pode usar a função MÉDIA para calcular o preço médio de diferentes itens.
=AVERAGE(B2:B8)Nesta fórmula, B2:B8 é o intervalo de células que contém os preços dos itens para os quais você deseja calcular a média. A função MÉDIA calculará o valor médio de todos os números nesse intervalo e produzirá o preço médio do item.
3. CONTAR
A função COUNT conta o número de células que contêm um valor numérico.
=COUNT(range)Você pode usar esta função para obter a contagem de itens que tiveram vendas. Se a contagem de vendas do item estiver em branco ou não for numeral, COUNT não contará.
=COUNT(C2:C8)Neste exemplo, COUNT examina as vendas em C2:C8 e retorna o número de itens com vendas. Os produtos A e D não têm vendas, portanto, COUNT os omitirá.
Zero também é um número e COUNT o incluirá em sua saída. Como resultado, esta configuração só funciona se você não inserir zero para itens sem vendas e deixá-los em branco. Você pode use COUNTIF e COUNTIFS para especificar condições personalizadas para as células que você deseja contar.
4. CONT.SE
COUNTIF é uma versão mais avançada de COUNT. Onde COUNT conta apenas células com valores numéricos nelas, COUNTIF conta células que atendem a uma condição específica.
=COUNTIF(range, criteria)Nesta sintaxe, faixa é o intervalo em que você deseja que COUNTIF procure valores que atendam aos critério.
Você pode usar COUNTIF para contar o número de itens que venderam mais do que um valor específico.
=COUNTIF(D2:D8, ">=600")Neste exemplo, COUNTIF examina as vendas em D2:D8 e retorna a contagem de itens vendidos iguais ou superiores a US$ 600.
5. SE
A função SE testa uma condição e retorna um valor com base no resultado do teste. Você pode definir saídas personalizadas para ambos os resultados do teste.
=IF(logical_expression, output_if_true, output_if_false)Na sintaxe, expressão_lógica é a condição que você deseja testar. SE vai voltar output_if_true ou output_if_false, dependendo dos resultados do teste. Você pode aninhar várias funções SE umas dentro das outras para especificar várias condições.
Por exemplo, você pode usar a função SE para verificar se um item específico atingiu sua meta de vendas e retornar uma mensagem com base no resultado.
=IF(D2>=E2, "Target Met", "Target Failed")Nesta fórmula, D2 é a célula com o total de vendas de um item, e E2 é a célula com a meta de vendas daquele item. Se o valor em D2 for maior ou igual a E2, a função SE retornará Alvo Atingido. Se o valor em D2 for menor que E2, a função SE retornará Alvo falhou.
Você pode arrastar a alça de preenchimento automático sobre o restante das células para preenchê-las. Para maior ênfase, você pode usar formatação condicional no Excel para exibir os resultados do IF em estilos distintos.
6. VLOOKUP
O Função VLOOKUP pode encontrar um valor em uma tabela e retornar o valor correspondente na mesma linha.
=VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])Na sintaxe, valor_pesquisa é o que você quer procurar, table_array é onde você quer olhar, e col_index_num é o número da coluna do table_array que contém o valor de retorno. Pesquisa de alcance é um argumento opcional que permite que você decida se deseja procurar resultados aproximados. Entrada verdadeiro permite correspondências aproximadas e inserir FALSO permite apenas correspondências exatas.
Por exemplo, se você tiver uma tabela contendo nomes e preços de produtos e quiser exibir o preço de um determinado produto em outro lugar, poderá usar a função VLOOKUP.
=VLOOKUP(A2, L2:N8, 2, FALSE)Neste exemplo, o Produto A na célula A2 é o valor que você deseja encontrar na tabela de referência, L2:N8 é o intervalo de células que contém a tabela, 2 é o número da coluna que contém os preços dos produtos, e FALSO diz ao VLOOKUP para retornar uma correspondência exata.
7. CONCATENAR
A função CONCATENAR une vários valores ou células e os exibe em uma única célula.
=CONCATENATE(value1, [value2], ...)A sintaxe para CONCATENATE é direta. Você chama a função e insere os valores que deseja unir, separados por vírgula.
Você pode usar esta função para combinar e resumir dados de várias células. Por exemplo, digamos que você tenha uma planilha com dados financeiros do seu negócio. Você pode criar um resumo para cada item, incluindo sua marca, meta de venda e venda real.
=CONCATENATE(A2," from ",F2," category has sold ",C2," units for a total of $",D2,". ")Não se assuste com o comprimento desta fórmula. Todos os argumentos são do mesmo tipo e representam partes de uma frase completa. Nesta fórmula, CONCATENATE pega o nome do item de A2, a categoria de F2, o número de unidades vendidas de C2, e as vendas totais de D2. As strings de texto conectam os valores para formar uma frase.
Ao trabalhar com fórmulas longas como esta, é importante prestar atenção às vírgulas e aspas. Coloque as sequências de texto entre aspas e verifique novamente se você fechou cada aspa e colocou uma vírgula entre os argumentos. Você pode adicionar espaços ou símbolos como o cifrão à string de texto antes ou depois do valor.
Expanda seus negócios com o Excel
Gerenciar e manipular dados financeiros é essencial para qualquer negócio; o seu não é exceção. O Excel é uma potência para esse propósito. Com conhecimento adequado das funções e capacidades do Excel, você pode transformar o Excel de um oponente intimidador em um companheiro de negócios amigável.
Ao dominar as funções essenciais do Excel descritas aqui, você estará no caminho certo para gerenciar com eficiência as finanças de sua pequena empresa. A prática consistente com o Excel pode ajudá-lo a se tornar um especialista no uso deste programa e expandir seus negócios além dos limites atuais.