Como eliminar a confusão de papel e organizar sua vida digitalmente

A desordem de papel pode ser irritante de se livrar, especialmente quando há pilhas por toda parte. Independentemente de quão cuidadoso você seja, o papel se acumula e organizar grandes quantidades de papel pode ser opressor.

No entanto, adotar uma abordagem ecológica para a organização de papel e usar um sistema digital mantém seu espaço organizado e confortável. Aqui estão algumas etapas para ajudá-lo a eliminar a confusão de papel e organizar sua vida digitalmente.

1. Avalie sua situação atual

Decluttering e organizar o seu espaço pode ser um processo avassalador e estressante. Inicialmente, você pode se sentir incerto sobre como e onde começar o processo de arrumação. Mas dedicar alguns minutos para avaliar sua situação atual de desordem de papel antes de mergulhar em uma reforma digital completa ajuda muito.

Você pode começar categorizando seus papéis de acordo com a importância deles. Em seguida, determine onde você tem mais papéis, como gavetas, escrivaninha ou estantes de livros. Além disso, determine quais dispositivos de armazenamento e recursos você precisará para organização digital, como um

solução gratuita de armazenamento em nuvem, um scanner de imagem e aplicativos móveis.

A avaliação do seu espaço facilita a organização e permite que você planeje uma estratégia eficaz para a digitalização. Você pode até visualizar seu sistema digital e seu novo espaço de trabalho para motivá-lo para as tarefas futuras.

2. Digitalize a papelada existente

Você pode procurar um documento específico, mas não consegue encontrá-lo porque sua mesa de trabalho está coberta de pilhas de papéis, contas antigas, recibos e e-mails impressos. Digitalizar sua papelada significa que você não precisa mais manter ou armazenar pilhas de documentos e faturas. Você não terá que procurar arquivos e gavetas para encontrar arquivos específicos.

Digitalize sua papelada digitalizando-a e armazenando-a, permitindo que você recupere informações sempre que necessário. Você pode usar um scanner de imagem ou aplicativos de scanner em seu iPhone e smartphone Android para capturar seus documentos. Em seguida, você pode salvar suas digitalizações como JPG ou PDF. Isso permitirá que você compartilhe facilmente seus arquivos com outras pessoas, eliminando a necessidade de compilar e enviar documentos por correio.

3. Habilitar Faturamento e Extratos Online

Imagine receber todas as suas contas, recibos e extratos financeiros por e-mail. Não haveria necessidade de vasculhar pilhas de recibos e faturas em busca de um talão específico, e seu espaço ficaria livre de papel.

Com faturamento e extratos on-line, você reduz significativamente a confusão de papéis ao seu redor. Isso permite que você pratique a conservação ambiental reduzindo o impacto ambiental da produção de papel.

Pode receber todas as suas faturas e recibos online, tornando-os facilmente acessíveis através do seu dispositivo móvel ou portátil. O faturamento on-line também ajuda você a rastrear seu histórico de pagamentos e registrar transações e despesas.

Além disso, numerosos aplicativos gerenciadores de recibos e aplicativos gratuitos de fatura oferecem recursos como rastreamento de despesas e lembretes de pagamento, que permitem que você se mantenha atualizado e evite pagamentos perdidos.

4. Automatize a assinatura digital de documentos

O mundo se tornou tão digital que você pode facilmente lidar com o incômodo de assinar documentos com uma caneta no papel. Com aplicativos de assinatura de documentos on-line, você pode economizar tempo e eliminar a confusão de papel gerada pela impressão e assinatura de cópias físicas de documentos.

Algumas plataformas de assinatura de documentos digitais também oferecem criptografia de dados como medida de segurança, reduzindo o risco de adulteração de documentos.

Adotar uma prática de assinatura de documento digital ajuda você a cultivar uma mentalidade sem papel, onde você se torna mais receptivo a adotar outras práticas de organização de papel e organizar seu estilo de vida digitalmente.

5. Armazenar documentos na nuvem

O armazenamento em nuvem tornou-se uma das formas mais inovadoras do mundo de armazenar e preservar dados confidenciais. É uma ótima maneira de manter seu papel espacial organizado e organizado. Você não precisará mais armazenar ou preservar muitas cópias físicas de papéis, eliminando a necessidade de manter documentos em armários, fichários e prateleiras.

Armazenar seus arquivos na nuvem também ajuda você a gerenciar e organizar melhor seus documentos. Várias plataformas de armazenamento em nuvem fornecem ferramentas para fácil organização, garantindo fácil recuperação de arquivos. A tecnologia de armazenamento em nuvem também oferece serviços de segurança de ponta que protegem seu documento, permitindo que você compartilhe arquivos com outras pessoas com segurança.

Quando não armazenados adequadamente, os documentos físicos são mais propensos a danos, perda e roubo. No entanto, armazenar seus arquivos na nuvem garante a preservação a longo prazo, protegendo seus documentos contra danos e extravio.

Além disso, o armazenamento em nuvem oferece amplo espaço para armazenar quantos documentos você quiser e transferi-los para outras pessoas por meio de seu dispositivo móvel ou laptop.

6. Definir os padrões da impressora para frente e verso

A impressão frente e verso envolve a personalização da impressora para imprimir em ambos os lados do papel automaticamente. Isso ajuda a reduzir a quantidade de confusão de papel em seu espaço.

Imprimir menos papel significa reduzir o número de documentos que você armazena fisicamente em seus armários e prateleiras. Ele também incentiva você a minimizar o uso de papel e buscar um ambiente e um estilo de vida organizados e desorganizados.

A impressão duplex não apenas ajuda a reduzir pela metade o volume da confusão de papel; ele também permite que você economize nos custos de papel e promova a conservação ambiental ao reduzir o número de árvores usadas para fazer papel.

7. Elimine as bandejas de papel de mesa/carta

As bandejas de papel de mesa geralmente se tornam um local conveniente para empilhar os papéis recebidos, o que causa confusão de papel. Você pode começar a organizar sua vida digitalmente eliminando suas bandejas de papel. Sim, manter as bandejas de papel pode ser tentador, especialmente quando você deseja acesso fácil aos seus arquivos.

No entanto, se você deseja um espaço de trabalho organizado e organizado, deve optar por uma abordagem digital para a organização do papel. Com as bandejas de papel fora do caminho, você pode processar e gerenciar documentos recebidos mais rapidamente e manter uma mesa organizada.

Além disso, você gastará menos tempo organizando e limpando as bandejas de papel da mesa ao armazenar e gerenciar seus documentos digitalmente. A eliminação das bandejas de papel também ajuda a desenvolver uma mentalidade organizada, influenciando você a adotar um estilo de vida mais organizado.

Transição para um espaço sem papel

É normal que o papel se acumule com o tempo durante o trabalho. No entanto, adotar uma abordagem digital para organizar seus documentos e manter um espaço sem papel é uma maneira mais eficiente e sustentável de gerenciar seus negócios e sua vida.

Você descobrirá que digitalizar seu papel ajuda a organizar sua vida pessoal e profissional com eficiência. Ele também prioriza documentos essenciais, tornando-os facilmente acessíveis e melhor armazenados.