Como colaborar em tempo real em um documento do Word

Trabalhar com outras pessoas em um documento do Word pode ser um verdadeiro desafio. Mesmo usuários experientes do Microsoft 365 podem achar difícil editar e revisar documentos compartilhados.

No entanto, você pode colaborar facilmente em tempo real em um documento do Word enquanto acompanha quaisquer alterações e as aprova ou rejeita. Veremos as ferramentas necessárias e como você pode usá-las para uma colaboração mais eficiente.

O que você precisa para colaborar em um documento do Word?

Se quiser colaborar em tempo real em um documento do Word, você deve salvá-lo em sua conta do OneDrive. Para isso, abra o documento, vá para Arquivo> Salvar como, e salve-o no OneDrive.

Além disso, recomendamos usar uma versão mais recente do Microsoft 365 e ter uma assinatura ativa. De acordo com Microsoft, você ainda poderá editar o documento simultaneamente com outras pessoas, mas não terá o recurso de colaboração em tempo real.

Para ver as alterações de outras pessoas, você precisa atualizar o documento periodicamente. Se sua assinatura expirou, existem algumas maneiras de ganhe um desconto em uma nova assinatura do Microsoft 365.

Como compartilhar um documento do Word

Agora que você sabe o que precisa para trabalhar com outras pessoas no mesmo documento do Word, vamos dar uma olhada em como compartilhá-lo. A primeira opção é compartilhá-lo no Word. Abra o Arquivo menu e selecione Compartilhar.

Você notará que existem duas opções diferentes:

• Compartilhar com e-mail. Você deve inserir os endereços de e-mail das pessoas com quem deseja compartilhar o documento.
• Compartilhe com link. Dessa forma, todos que possuem o link poderão acessar o documento. Caso você tenha que compartilhar o documento com muitas pessoas, esta opção pode ser mais eficiente. No entanto, se você estiver trabalhando em algo confidencial, talvez seja melhor adicionar manualmente cada colaborador.

Não importa qual método você use, reserve um tempo e defina as permissões corretas. Clique no Editar ícone e escolha se as pessoas com quem você está compartilhando o documento só podem visualizá-lo ou editá-lo.

Em seguida, clique no Configurações de compartilhamento opção. Lá, você pode definir uma data de validade para o documento e até definir uma senha para manter as informações seguras. Quando estiver satisfeito com suas configurações de compartilhamento, clique em Aplicar.

Alternativamente, você pode compartilhar o documento do Word através do OneDrive clicando com o botão direito no arquivo e selecionando OneDrive > Compartilhar. Então, você terá que definir as configurações de compartilhamento conforme mostrado acima.

Como rastrear e revisar alterações no Microsoft Word

Dependendo da permissão definida, as pessoas com quem você compartilhou o documento poderão editá-lo. Para ficar de olho nas alterações feitas por todos, você deve ativar o Alterações de percurso recurso.

Para fazer isso, abra o Análise guia e vá para o Monitorando cardápio. Aí, abra o Alterações de percurso menu e selecione Para todos. Quando o recurso estiver habilitado, o Word sublinhará o texto adicionado, enquanto o texto removido será marcado com um tachado.

Agora, se você quiser impedir que alguém desative acidentalmente esse recurso, clique no botão Bloquear rastreamento opção e configure uma senha. Dessa forma, você pode ter certeza de que não perderá nenhuma alteração feita no documento.

Selecione como a exibição do Microsoft Word muda

Para maior eficiência, o Word permite selecionar como deve exibir as alterações feitas no documento. No Análise guia, abra o menu suspenso ao lado do Exibir para revisão ícone. Lá, escolha uma das seguintes opções:

• Original. Mostra o documento original. No entanto, não removerá quaisquer comentários ou alterações feitas por terceiros.
• Sem marcação. Remove a marcação e mostrará o documento com as alterações que você já aprovou.
• Todas as marcações. Mostra quaisquer alterações usando uma cor diferente para cada colaborador.
• Marcação Simples. Marca as alterações com uma linha vermelha.

Como aceitar ou rejeitar alterações no Microsoft Word

Para aceitar ou rejeitar alterações, clique com o botão direito na alteração controlada e selecione Aceitar inserção ou Rejeitar inserção, dependendo se alguém adicionou ou excluiu texto. Se outra pessoa excluiu uma parte do documento, você verá o Aceitar exclusão e Rejeitar exclusão opções.

Embora o processo seja simples, você pode perder algumas alterações se houver muitos colaboradores trabalhando no mesmo documento. Se você quiser ter certeza de que não está perdendo nada, use o Mudanças seção em vez de percorrer manualmente o documento. Aí, use o Anterior e Próximo botões para navegar pelas alterações.

Existem mais maneiras de gerenciar alterações controladas. Por exemplo, você pode clicar Aceitar > Aceitar e passar para o próximo. Se você já discutiu com seus colegas de trabalho sobre as edições, você pode usar o Aceite todas as alterações opção.

Da mesma forma, você pode rejeitar alterações clicando no botão Rejeitar botão ou Rejeitar > Rejeitar e passar para o próximo. Para excluir todas as alterações, vá para a guia Revisão, clique na seta abaixo Rejeitare selecione Rejeitar todas as alterações. Isso pode ser muito útil se alguém importou um grande volume de dados no Word sem consultar você primeiro.

Use o painel de revisão para rastrear alterações no Microsoft Word

Outra maneira eficiente de acompanhar quaisquer modificações é usar o Painel de Revisão. Esta ferramenta mostrará o número de alterações e comentários rastreados visíveis em seu documento.

Para acessá-lo, acesse Revisão > Rastreamento e clique no Painel de revisão. Em seguida, selecione um dos Revendo o painel vertical ou Revendo o painel horizontal opções.

Como rastrear alterações feitas por pessoas específicas no Microsoft Word

Pode ser mais eficiente classificar as alterações por autor. Para fazer isso no Microsoft Word, vá para Revisão > Rastreamento e estender o Mostrar marcação cardápio. Lá, selecione Pessoas especificas e desmarque todas as caixas, exceto aquelas correspondentes aos autores cujas alterações você deseja revisar.

Como parar de compartilhar o documento ou alterar as permissões no Microsoft Word

Se você quiser parar de compartilhar o documento com colaboradores específicos, abra o documento e vá para o Compartilhar cardápio. Lá, selecione Gerenciar acesso.

Para remover o acesso a um dos colaboradores, selecione seu nome de usuário. Então clique Acesso direto e abra o menu suspenso. Selecione Remover acesso e confirme a ação. Alternativamente, use o mesmo menu para alterar a forma como eles podem acessar o documento compartilhado.

Colabore com facilidade no Microsoft Word

Usar as ferramentas de colaboração do Microsoft Word pode economizar muito tempo, pois você não precisa enviar e-mails aos membros da equipe sobre quaisquer alterações feitas no documento. Além da capacidade colaborativa, o Microsoft Word possui diversos recursos e ferramentas, para que você não precise de outro processador de texto para finalizar seus projetos. Por exemplo, você pode converter tabelas em gráficos ou traduzir idiomas em qualquer lugar.