Como responder a todos os emails da maneira certa: embutido

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Em 1971, o primeiro e-mail de todos os tempos foi enviado de um computador para outro. Agora, 269 ​​bilhões de e-mails são enviados todos os dias.

É impossível imaginar quantos desses e-mails são desnecessários. Quantos servem apenas para causar mais confusão. Para queimar ainda mais atenção e paciência de seus destinatários.

Mas uma coisa é certa: se mais pessoas começarem respondendo a e-mails efetivamente 5 ferramentas para escrever e-mails melhores que as pessoas vão ler e responderEscrever não é uma xícara de chá para todo mundo. Mas você não precisa ser um ótimo escritor para enviar um ótimo email. Tudo o que você precisa são algumas ferramentas para garantir mensagens de qualidade. consulte Mais informação , estaremos todos presos às nossas caixas de entrada com um pouco menos de força e nossa ansiedade por e-mail Como dominar a ansiedade na caixa de entrada do GmailTantos e-mails, tão pouco tempo. Você se sente assim quando se trata de gerenciar sua caixa de entrada do Gmail? Mostramos configurações simples e ferramentas úteis para organizar e proteger sua caixa de entrada do Gmail.

consulte Mais informação seria um pouco menos debilitante.

A solução mais óbvia aqui não é apenas "responder em linha", mas responder em linha devidamente. A resposta embutida é onde você responde no corpo principal do email, em vez de escrever seu próprio email do zero.

Responder em linha é algo que a maioria de nós já faz de tempos em tempos. Mas devemos responder em linha longe mais frequentemente. E devemos fazer isso com algumas regras em mente para manter esses complicados threads de email organizados e fáceis de seguir.

Estamos respondendo ao e-mail errado

O oposto de responder em linha é o que costuma ser chamado de "postagem principal". É aqui que você clica em responder a um e-mail e começa a digitar na parte superior da caixa de texto. É assim que a maioria dos emails hoje é composta. Mas, a menos que você esteja lidando com conversas por email extremamente simples, as principais publicações podem causar todos os tipos de problemas.

Primeiro, na postagem principal, consultar o e-mail original torna-se um grande aborrecimento, que envolve vasculhar e-mail após e-mail para encontrar o que você está procurando. Em seguida, você deve voltar ao e-mail que está escrevendo para, talvez, parafrasear o que acabou de encontrar, fora do contexto e com frequência faltando pontos importantes.

Às vezes, um destinatário pode responder ao seu email em um thread de email totalmente novo, o que significa que sua conversa agora está acontecendo em dois ou mais threads separados.

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Se você estiver em uma conversa em grupo, as coisas ficam ainda mais confusas. Acompanhar quem responde a quê, quando e quais foram as respostas Essa respostas se torna um feito quase impossível.

Responder em linha é a solução

Em vez da postagem principal, deveríamos responder na linha - isto é, no corpo da mensagem de email original. No Outlook e no Apple Mail, você pode ver a mensagem original assim que clicar em responder. No Gmail, basta pressionar os três pontos na parte inferior da tela de composição para mostrar a conversa.

Dica: Para remover a linha vertical de "citação" da sua resposta no Gmail, realce todo o email e clique no botão recuar menos botão.

A resposta embutida resolve o problema da necessidade de rolar por várias mensagens, porque o email original está incluído e pode ser pesquisado na mensagem mais recente que você recebe nessa conversa. Isso significa que tudo é mantido em contexto.

Além disso, você não precisa perder tempo resumindo as respostas de outras pessoas ou copiando e colando trechos de e-mails apenas para fazer suas próprias respostas fazerem sentido. Com respostas embutidas, tudo está disponível para que todos possam consultar a qualquer momento.

E para tópicos que envolvem várias pessoas, distinguir quem disse o quê e em resposta a quem é fácil (se feito corretamente).

Respondendo em linha corretamente

Quando a maioria das pessoas responde em linha, elas simplesmente escrevem suas respostas ao lado do texto ao qual desejam responder e ficam em negrito ou vermelho.

Isso está longe de ser o ideal. Assim que alguém abre um email em texto sem formatação, não consegue ver essa formatação. E assim que houver mais de duas pessoas em discussão, as coisas podem ficar confusas rapidamente.

Então, aqui está um guia rápido sobre devidamente respostas em linha escaláveis ​​e manterão a confusão no mínimo.

1. Não confie na formatação

Como mencionado, em alguns casos, um destinatário pode não conseguir ver a formatação incluída em um email (por exemplo, pode preferir texto sem formatação). Se alguém é daltônico, pode achar difícil seguir tópicos contendo várias cores.

Por todos os meios, use a formatação para facilitar a localização de respostas ao digitalizar um email. Mas não confie unicamente nele.

2. Prefácio Responde Com Seu Nome

Em vez de confiar na formatação, adquira o hábito de preceder todas as suas respostas com o seu nome e, se precisar ser especialmente organizado, a data. Peça a todos os destinatários que façam o mesmo.

Atualmente, no Gmail, você não tem escolha, a não ser digitar seu nome manualmente. O mesmo vale para o aplicativo Apple Mail sempre agradável.

Se você usa o Outlook, no entanto, há um recurso para preceder automaticamente suas respostas com seu nome. Para fazer isso, vá para Arquivo> Opções> Correio. Então vá para Respostas e Encaminhar, Verifica a Prefácio comentários com caixa e digite seu nome na caixa de texto. Quando você responde no corpo de um email, seu nome aparece entre colchetes automaticamente.

Mailbird também tem essa opção por padrão.

3. Use quebras de linha, por favor

Sempre que você deixar uma resposta embutida, ela deverá estar em uma nova linha, em vez de ser inserida no meio da frase ou no final de um parágrafo.

Isso torna muito mais fácil para outras pessoas responderem aos seus comentários e torna a varredura da conversa acontecendo em torno de cada ponto muito mais simplificada.

4. Respostas de recuo em vários níveis

Quando vários pontos estão sendo endereçados em um e-mail, você tem vários threads acontecendo em uma única mensagem.

Para mantê-los organizados, você deve recuar respostas encadeadas, para que fique óbvio quais comentários estão relacionados a cada ponto. Pessoalmente, acho que usar colchetes angulares (>) os caracteres mais intuitivos aqui, pois os marcadores podem não aparecer em emails em texto sem formatação.

Isso economizará muito esforço para tentar descobrir em que parte da conversa você deve prestar atenção.

5. Último recurso: use uma ferramenta melhor

Ninguém está fingindo que respostas inline são a solução perfeita aqui. Mas se você não tem escolha a não ser usar o e-mail, reserve um tempo para escreva e-mails que sejam eficientes e eficazes Como escrever o email profissional perfeito (respaldado por dados)O email continua sendo a principal forma de comunicação nos negócios. Para ter sucesso nesse ambiente, você deve aprender a compor emails profissionais eficazes. Mostramos 9 truques simples que comprovadamente funcionam. consulte Mais informação . Com base nos motivos acima, responder em linha é a melhor maneira de manter o andamento dos projetos. Ele também ajuda a todos a acompanhar várias conversas nos segmentos de email, sem precisar perder tempo procurando em longas listas de emails anteriores.

Se você achar que mesmo as respostas inline estão se tornando muito complexas ou se seus colegas não tiverem o hábito de responder inline adequadamente, no entanto, talvez seja hora de procurar uma ferramenta diferente.

Ferramentas de comunicação como Slack, Yammere Amontoado facilite as comunicações complexas da equipe. Em vez de continuar lutando com o e-mail, talvez seja hora de experimentar um deles.

Espalhe a palavra

Ao adotar essas regras simples de resposta em linha, muitos destinatários apreciarão a eficiência dessa comportamento de email 5 ferramentas que podem ajudá-lo a escrever e-mails melhoresTodo mundo ainda está tentando resolver o problema do email. Então, vamos falar também sobre o hábito mais básico de todos - a arte de escrever e-mails melhores. Com a ajuda de algumas ferramentas legais. consulte Mais informação é e comece a imitar sua abordagem naturalmente.

Porém, se eles não copiam naturalmente sua etiqueta de e-mail cuidadosa, coloque-a nela. Envie-lhes este artigo. Descreva como você deseja que eles respondam e explique que isso economizará toneladas de mensagens incompreendidas, perda de tempo e perda de contexto.

Realmente não há desvantagem.

Você acha que essas regras o ajudarão a manter-se atualizado sobre os segmentos de email complexos? Existem outras dicas de respostas em linha que você acha que seriam úteis?

Crédito de imagem: sangoiri /Depositphotos