Como apenas 4 etapas podem ajudá-lo a desfrutar de um dia de trabalho de 5 horas

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É muito raro conhecer alguém que gostaria de poder trabalhar Mais.

Acho que você também não é uma dessas pessoas. De fato, um dia de trabalho tradicional de 8 horas está extremamente desatualizado e raramente ajuda produtividade comparado a um dia de trabalho mais curto. Desde que você seja inteligente com seu tempo.

Desde que você seja inteligente com seu tempo.

Com isso em mente, é por isso que não é necessário gastar longas horas de trabalho e como você pode usar alguns métodos e ferramentas comprovados para ajudá-lo a alcançar um dia de trabalho de 5 horas.

A maldição do dia de trabalho de oito horas

Quando a Revolução Industrial estava em pleno andamento durante o século 19, mais de 12 horas de trabalho eram a norma. Isso manteve as rodas da fábrica girando e a produtividade aumentou.

Não foi até algum tempo depois que ativistas como Robert Owen fez uma campanha pesada por um horário de trabalho mais humano. Seu slogan era:

"Oito horas de trabalho, oito horas de recreação, oito horas de descanso".

Este foi um sonho para a maioria dos trabalhadores. Mas quando outras organizações viram o sucesso alcançado por Henry Ford depois que ele introduziu um dia de trabalho de oito horas em suas fábricas em 1926, outras seguiram o exemplo.

Seis anos depois, o crítico social e ativista político Bertrand Russell escreveu seu famoso ensaio, Em louvor à ociosidade. Ele argumentou que,

“Se o assalariado comum trabalhasse quatro horas por dia, haveria o suficiente para todos e nenhum desemprego - assumindo uma quantidade muito moderada de organização sensata”.

Principal economista da época, John Maynard Keynes ecoou mais cientificamente os pensamentos de Russell em um ensaio de 1930 intitulado Possibilidades econômicas para nossos netos. Nesse ensaio, Keynes esperava que, devido ao progresso tecnológico, em 2030, teríamos que trabalhar não mais que 15 horas por semana.

Hoje trabalhamos 8,9 horas por dia

Na realidade, de acordo com a OCDE, o americano médio agora passa 34,4 horas por semana no trabalho. Esta é uma média de tempo integral e trabalhadores a tempo parcial. O número real de trabalhadores em tempo integral é mais provável de 44,5 horas (8,9 horas por dia), conforme relatado pelo Secretaria de Estatísticas Trabalhistas.

Ironicamente, nas últimas décadas, vimos a produtividade aumentando continuamente. Mas nossos dias de trabalho permaneceram praticamente do mesmo tamanho. Essa desconexão entre as horas trabalhadas e a produtividade alcançada é mostrada na tabela abaixo (OCDE).

O que estamos vendo aqui é que a produtividade (PIB por hora trabalhada) diminui à medida que o número de horas trabalhadas aumenta. Esse é um ponto que Adam Smith deixou claro em Sobre os salários do trabalho caminho de volta em 1776.

Também é um ponto que se provou consistentemente correto por pessoas que implementam idéias encontradas em Tim Ferriss ' Semana de trabalho de 4 horas. Quando a energia é focada em o que nós fazemos, ao invés de quanto tempo gastamos nele, o tempo pode ser aproveitado para obter resultados desproporcionais. Resultados que podem nos permitir nos libertar do 9-5 e, na verdade, atingir um dia de trabalho de cinco horas (ou menos).

"Concentre-se em ser produtivo em vez de ocupado." (Tim Ferriss)

Isso é particularmente útil para milhões de trabalhadores do conhecimento cujo trabalho aparente pode se expandir para preencher facilmente oito horas. Porém, pode não ser prático para pessoas pagas estarem literalmente presentes por um determinado número de horas (enfermeiras, policiais, etc.).

Chegue a um dia de trabalho de 5 horas

Se o horário de trabalho é de 9 a 5, reduzi-lo para cinco horas por dia é uma Redução de 37,5%. Isso significa que, para cada hora que você passa no trabalho, você precisa eliminar 22,5 minutos, enquanto ainda conclui suas tarefas essenciais com um alto padrão.

A Alemanha consegue ser mais produtiva que os EUA enquanto trabalha menos, então isso não deve ser muito difícil, certo?

Uma boa heurística para trabalhar em direção a esse objetivo é TERA: Rastreamento, eliminação, redução e automação. Esta é uma evolução da heurística do Ferriss DEAL (definição, eliminação, automação, liberação)

Etapa 1: rastreamento

Antes que você possa entender Onde Para economizar tempo, você primeiro precisa saber como seu tempo está sendo gasto. Passe pelo menos uma semana acompanhando todo o tempo em que estiver trabalhando. Observe o que você estava fazendo e quanto tempo leva.

Para fazer isso manualmente, use um planilha do Excel ou Planilha do Google. Esse é o método que eu recomendaria, pois você pode categorizar suas tarefas com muito mais precisão.

Como alternativa, use uma ferramenta de plataforma cruzada como RescueTime para rastrear automaticamente quanto tempo você gasta em aplicativos e sites específicos (outras ferramentas de rastreamento de tempo estão disponíveis para Windows Como parar de perder tanto tempo rastreando o uso do WindowsVocê realmente sabe quanto tempo gasta no seu computador? Usando algumas ferramentas gratuitas, você pode contabilizar cada segundo desperdiçado no Facebook e similares; aqui está como. consulte Mais informação e para Mac O melhor software de rastreamento de tempo para Mac OS XPara onde o tempo vai? Descubra com esses rastreadores de tempo do Mac. consulte Mais informação ).

Depois de criar uma imagem de como seu tempo está sendo gasto, você começará a notar ineficiências. Na maioria dos casos, você ficará chocado com o pouco tempo em que está realmente trabalhando.

Se você quiser levar o seu rastreamento um passo adiante, siga este método para descobrir em que horas do dia você é mais produtivo Descubra suas horas mais produtivas com este método simplesCrie seu dia de trabalho perfeito em torno de seus níveis de energia. Essa planilha simples do Excel e alguns segundos de trabalho por dia podem ajudá-lo a mudar seus hábitos e fazer mais. consulte Mais informação e focado, e planeje seus dias com base em suas descobertas.

Etapa 2: Eliminação

Agora você tem uma imagem bem detalhada de como seus dias de trabalho estão sendo gastos, provavelmente há várias coisas em sua rotina que não precisam estar lá. Quando você está tentando economizar três horas por dia, não há espaço para ser precioso.

Se você estiver na posição de afortunado de deixar o trabalho depois que o trabalho do seu dia terminar (se você trabalha por conta própria, huzzah! Caso contrário, converse com seu gerente sobre isso), comece a percorrer implacavelmente sua folha de acompanhamento de tempo, removendo tudo o que não precisa estar lá.

Se você trabalha apenas 5 horas, precisa mesmo do almoço? 45 a 60 minutos economizados.

Se você estiver checando e-mails com muita frequência, faça uma autodisciplina e defina regras estritas para sua caixa de entrada. Nós cobrimos evitando e-mail sem resultados negativos Como excluir seu aplicativo de e-mail sem resultados negativosBane o e-mail da sua vida e faça mais. É uma solução prática excluir o aplicativo de email do seu dispositivo e não morar mais na caixa de entrada? consulte Mais informação em detalhe. Use respostas automáticas ou coloque uma nota em sua assinatura, informando às pessoas que você só verifica os e-mails duas vezes por dia. Se for urgente, faça as pessoas ligarem para você.

Muitas pessoas também verão suas tarefas espalhadas ao longo do dia. As chamadas são recebidas a qualquer hora e você reage esporadicamente às coisas que pousam em sua mesa. Para combater isso, use bloqueio de tempo Bloqueio de tempo - a arma secreta para melhor focoVocê está procurando uma maneira mais eficiente de organizar seus dias de trabalho? Experimente o bloqueio de tempo. Essa tática de gerenciamento de tempo pode ajudar a mantê-lo no caminho certo, mantendo afastadas distrações, procrastinação e multitarefa improdutiva. consulte Mais informação . É aqui que você agrupa tarefas semelhantes, ajudando a manter o foco ao longo do dia.

Se a leitura fizer parte do seu trabalho, junte tudo em uma janela de 30 minutos.

Se as pessoas quiserem agendar uma ligação, informe-as de que você só atende entre 13 e 14 horas.

Defina períodos de tempo ininterrupto para se concentrar em um projeto importante, sem distrações. Use fones de ouvido para impedir que seus colegas o interrompam.

E às vezes você se distrai com sites como o Facebook ou Reddit. Use ferramentas como Mantenha o foco (Chrome), Leechblock [não está mais disponível] (Firefox) ou Peru frio (Windows) para bloqueá-los enquanto você estiver trabalhando. De fato, por que não transformar seu computador inteiro em uma máquina sem distrações? Como obter um computador sem distrações em 10 etapas fáceisSua atenção é consumida por distrações. Remova-os para aumentar seu foco e produtividade. Mostramos os otários de tempo mais comuns relacionados ao computador e como desativá-los ou bloqueá-los. consulte Mais informação

Etapa 3: Redução

Agora você removeu as tarefas supérfluas que o obrigavam desnecessariamente a gastar mais tempo no trabalho do que o necessário. Das demais tarefas, ainda há tempo perdido.

Por exemplo, se suas chamadas durarem em média 15 minutos, tente reduzi-las para 10 minutos. Isso geralmente pode ser feito informando a pessoa com quem você está conversando, no início da ligação, que você precisa desligar o telefone em 10 minutos. É simples assim. Isso introduz uma sensação de escassez e, portanto, a conversa será mais eficiente.

Se suas reuniões se arrastarem por muito tempo, envie-as regras para reuniões eficientes Farto de reuniões ineficientes? Envie estas 8 regras para seu chefeSe uma reunião é bem organizada, não há motivo para não melhorar a produtividade, o senso de propósito e o moral. Aqui estão algumas regras a serem seguidas para reuniões eficazes. consulte Mais informação para o seu gerente. Você poderia até envie anonimamente.

Quando se trata de email, fique duas etapas à frente do destinatário, para reduzir o número de emails que você deve receber. Em outras palavras, antecipe a resposta e tente cobrir todas as bases do seu email original. Isso significa que você enviará emails um pouco mais longos, mas eles conterão mais detalhes, evitando a abordagem irritante e alternativa.

Etapa 4: Automação

Por fim, dê uma olhada nas tarefas restantes e descubra quais partes delas podem ser automatizadas.

No extremo extremo do espectro, você poderia começar a terceirização Como se tornar superprodutivo terceirizando suas tarefas do dia-a-diaFaça mais em um dia. Ao aprender o que você pode terceirizar, além de algumas dicas de "melhores práticas" para delegar suas tarefas diárias, você também pode se tornar superprodutivo. consulte Mais informação tarefas não qualificadas, mas necessárias (somente recomendável se você trabalha por conta própria). Essas tarefas podem incluir filtragem de email, organização de compromissos, pesquisa, entrada de dados etc.

Se houver tarefas de rotina que você precise executar repetidamente, verifique se elas podem ser pelo menos parcialmente automatizadas. Se você executar essas tarefas no Excel, saiba como criar Macros do Excel 4 erros a evitar ao programar macros do Excel com VBACódigo simples é vital para usuários avançados do Microsoft Excel. Mas como você pode criar ou sair com segurança de um loop for usando VBA no Excel? consulte Mais informação para executar essas tarefas para você. Se você usa vários aplicativos da Web, verifique se é possível conectar esses aplicativos ao IFTTT ou Zapier então você não precisa mais executá-las.

Os modelos também são uma ótima maneira de automatizar partes de suas tarefas. Se eles são Modelos do Evernote Como 6 modelos simples do Evernote aumentam minha produtividade diáriaCrie modelos personalizados no Evernote. Com esses modelos, você pode aumentar sua produtividade no trabalho e em sua vida pessoal. Vamos ver como você pode criar seus próprios modelos personalizados do Evernote rapidamente. consulte Mais informação , Modelos do Google Drive 24 modelos do Google Docs que facilitarão sua vidaEsses modelos do Google Docs, que economizam tempo, ajudarão você a finalizar seus documentos, em vez de tentar reuni-los. consulte Mais informação ou Modelos de escritório Use modelos do Microsoft Office para cativar seu público e fornecer informações com eficiênciaUm modelo é como um quadro de avisos virtual, reforçando visualmente texto ou dados. Aqui, oferecemos uma visão geral básica dos modelos do Microsoft Office e suas opções. consulte Mais informação , cada uma dessas opções permitirá que você mergulhe em suas tarefas principais sem perder tempo com a formatação de documentos.

Você pode economizar tempo aprendendo atalhos de teclado úteis para os programas mais usados. Criamos listas de alguns dos atalhos que melhoram a produtividade para Outlook 25+ atalhos de teclado do Outlook para torná-lo mais produtivoO Outlook é um dos clientes de email de desktop mais populares atualmente em uso. Se você é um desses muitos usuários do Outlook, os seguintes atalhos de teclado certamente pouparão muito tempo. consulte Mais informação , Excel 35 Atalhos diários do teclado do Microsoft Excel para Windows e MacOs atalhos do teclado podem economizar muito tempo! Use esses atalhos do Microsoft Excel para acelerar o trabalho com planilhas no Windows e Mac. consulte Mais informação e qualquer navegador da web 32 atalhos de teclado para acelerar seu fluxo de trabalho em qualquer navegadorNavegar mais rápido não é um objetivo ilusório, nem precisa de mudanças drásticas no seu fluxo de trabalho. A adoção de alguns novos hábitos simples, como atalhos de teclado, deve funcionar. Aqui está como. consulte Mais informação . Afinal, todo pequeno ajuda.

Desfrutando de 3 horas extras por dia

Sem dúvida, alguns de vocês que estão lendo esta postagem alegam que, mesmo que economizasse três horas por dia, ainda não poderia reduzir o seu dia de trabalho para cinco horas. Seu gerente simplesmente o inundaria com mais tarefas. Nesse caso, negocie um aumento salarial! Você pode me agradecer mais tarde.

Mas para muitas pessoas, se você trabalha em horário flexível, trabalha por conta própria ou tem um gerente mais compreensivo, a utilização dessas ferramentas e estratégias poderá economizar uma tonelada de tempo.

Como citado anteriormente, com "uma quantidade muito moderada de organização sensata", você poderá concluir suas tarefas diárias em uma fração do tempo que leva até agora. Isso inclui não apenas remover, reduzir e automatizar tarefas como acima, mas também passar algum tempo planejando como você precisa gastar seu tempo a cada semana Como se preparar para o seu dia perfeito com aplicativos gratuitosO dia perfeito é quando você se sente energizado e percorre sua lista de tarefas com tempo e energia de sobra. Mostramos os aplicativos que podem ajudá-lo a entrar na zona. consulte Mais informação para minimizar o tempo gasto no escritório.

Se você ainda estiver em dúvida, confira como a Suécia introduziu um dia de trabalho de 6 horas durante 2016, e como essa empresa de US $ 9 milhões por ano introduziu um dia de trabalho de 5 horas.

Em quanto você acha que poderia reduzir sua jornada de trabalho usando as informações deste artigo?

Crédito de imagem: 20150613_woc538_0 via The Economist, garota usando telefone inteligente por Maridav via Shutterstock, deitado no banco por Marjan Apostolovic via Shutterstock