7 dicas e ferramentas para se comunicar com clientes e equipes em tempo real

Como freelancer ou trabalhador remoto, você pode ter que trabalhar com clientes e colegas em vários fusos horários. No entanto, isso não significa que você sempre tenha que estar disponível para uma resposta em tempo real, mesmo ao custo de perder seu foco e concentração.

Você pode evitar a exaustão enquanto mantém um relacionamento tranquilo com outras partes interessadas, implementando várias estratégias. Descubra como fazer isso com as dicas e ferramentas a seguir.

1. Compartilhamento de decisão / feedback sem acompanhamento

Você precisará de comunicação em tempo real quando houver necessidade de feedback imediato ou acompanhamento. O excesso de comunicação pode poupar você do incômodo de estar disponível o tempo todo para uma resposta rápida. Se você fornecer todas as informações necessárias ao seu cliente ou colegas, eles não precisam fazer um acompanhamento para esclarecer sua mensagem.

Para isso, não hesite em explicar as coisas em uma descrição completa. Às vezes, o feedback imediato não é apropriado ou completo. Também pode causar mal-entendidos. O feedback atrasado ajuda a evitar explosões ilógicas e permite que você forneça respostas mais ponderadas.

Comunicando-se completa e claramente com seus clientes e equipe, evita-se idas e vindas desnecessárias. Existem vários aplicativos de anotações online, como Supernotes. Você pode usá-los para enviar mensagens quase perfeitas.

Você e seu colaborador podem deixar anotações no mesmo arquivo depois de passarem pelas respostas um do outro por meio de anotações e documentos compartilháveis.

2. Planeje com antecedência para permitir um atraso razoável no tempo de resposta

Alguns projetos e tarefas podem precisar de uma resposta imediata de seus clientes ou membros da equipe, enquanto uma resposta tardia pode resultar em atrasos no projeto. É uma das principais razões pelas quais muitas pessoas defendem a comunicação em tempo real enquanto trabalham remotamente.

No entanto, a comunicação assíncrona também é uma opção viável nesses casos, se você puder planejar as tarefas e subtarefas. Invista tempo suficiente para criar um fluxo de trabalho de escalonamento que permitirá que sua equipe lide com emergências. Considere a diferença de fuso horário e programe tarefas independentes durante o atraso de resposta.

Será útil integrar o aplicativo de calendário com o ferramentas de gerenciamento de tarefas como Asana. Assim, sempre que você criar um evento, a atualização ficará disponível nos aplicativos de gerenciamento de tarefas para que todos possam acompanhar.

3. Gravação de tela / quadros brancos digitais para demonstrar bugs

Imagine que existe um bug complexo no software. Agora, você precisa descrever tudo escrevendo para uma equipe remota! Sem mencionar as perguntas surgindo do outro lado da linha, e você está se perdendo.

Você pode evitar todas essas situações complicadas usando aplicativos de gravador de tela. Demonstre e registre o bug do software usando um gravador de tela gratuito como ActivePresenter ou Apowersoft. Você também pode incluir seu áudio para descrever o problema verbalmente para evitar qualquer confusão.

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Você também pode usar quadros brancos online como Freehand para descrever bugs de aplicativos ou sites. Esses aplicativos são bons para colaboração remota. Seu colega pode trabalhar em seu arquivo de quadro branco e deixar anotações lá para que você possa revisá-lo quando for sua vez.

Quanto mais você reduzir a necessidade de comunicação de áudio / vídeo, mais colegas e clientes poderão se concentrar no que realmente importa. Atualmente, você pode criar facilmente um fluxo de trabalho detalhado do seu projeto e torná-lo digitalmente acessível a todos os envolvidos. Para fazer isso, você pode usar aplicativos de colaboração como Jira.

Além de oferecer suporte ao fluxo de trabalho visual de suas tarefas, esses aplicativos abrangentes permitem adicionar comentários às tarefas. Esses comentários ajudam a encontrar as informações necessárias rapidamente e, assim, agilizam as discussões.

Por exemplo, se o cliente precisa saber sobre o andamento do projeto, ele pode olhar o comentário da tarefa para descobrir as tarefas concluídas. Ele evita que eles enviem mensagens para você, ao mesmo tempo que lhes fornece as informações de que precisam.

5. Criar e definir sprints para projetos

Se você faz parte de uma equipe que segue um fluxo de trabalho ágil ou scrum, sabe que a colaboração e a comunicação em tempo real são partes indispensáveis ​​do seu trabalho. Ainda assim, você pode reduzir a dependência da comunicação imediata definindo os sprints de maneira adequada.

Ao criar um sprint, certifique-se de responder às perguntas óbvias, como metas ou objetivos, roteiros, recursos, atrasos, capacidade, processo de trabalho, prazos, etc. Assim, os designados não fazem essas perguntas e começam a trabalhar imediatamente.

Você também pode obter ajuda de diferentes ferramentas gratuitas de gerenciamento de projetos com suporte do Scrum, como iceScrum. Esses aplicativos permitem que seu trabalho em equipe seja eficiente com o mínimo de requisitos de resposta urgente.

6. Distribuir gravações de reuniões para minimizar o cansaço das videoconferências

Às vezes, fazer parte de uma equipe remota significa participar de uma série de reuniões para compensar a distância física. Isso pode levar a uma situação chamada fadiga do zoom, que não é boa para a sua produtividade. Em vez disso, você pode se concentrar em canais de comunicação alternativos e recusar as solicitações de reunião durante o trabalho focado.

É essencial comparecer às reuniões para discussões estratégicas ou agendas focadas. No entanto, você pode contar com a comunicação baseada em texto para resolver a maioria das questões restantes. Além disso, a gravação de reuniões deve ser obrigatória.

Assim, qualquer pessoa que tenha perdido pode verificar a gravação convenientemente em busca de insights e pode agregar valor à discussão mais tarde. Você pode usar o VLC para gravar reuniões do Zoom ou o recurso de gravação do Google Meet para gravar reuniões do Meet. Ambos os aplicativos são gratuitos, portanto, não custam nenhum dinheiro extra.

7. Utilizando o calendário digital da maneira certa, bloqueando o horário

Uma das principais razões para escolher a comunicação sem voz é ter um tempo produtivo ininterrupto. Embora isso nos ajude a fazer um progresso significativo em um projeto ou tarefa, as pessoas não marcam isso no calendário como marcam uma reunião ou apresentação. Como resultado, outros membros da equipe geralmente não têm ideia sobre isso.

No entanto, você pode marcar o tempo para algum trabalho profundo em seu calendário para que outras pessoas saibam sobre ele. O espaço em branco do calendário significa que você está livre para uma reunião ou mensagem de texto. Se você bloquear o horário no calendário, eles evitarão agendar reuniões ou enviar mensagens de texto para você nesse horário.

Você pode usar ferramentas de calendário gratuitas, como o Google Agenda ou TeamUp para bloquear seu tempo. Portanto, outros se tornarão atenciosos e dependerão mais da comunicação online, como e-mail e canais de discussão de projetos.

As comunicações nem sempre precisam ser instantâneas

Enquanto você está trabalhando em casa ou como parte de uma equipe híbrida, a comunicação em tempo real pode cobrar seu preço.

Experimente estas dicas e ferramentas para comunicação online para evitar ficar sobrecarregado. Como eles permitem que você trabalhe sem interrupções, você verá um aumento na sua produtividade diária.

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