Como gerenciar os quatro pilares da produtividade: dicas e ferramentas para usar

A produtividade é vital para o sucesso em qualquer área. Considerando que passamos a maior parte do nosso tempo no trabalho, parece lógico que façamos tudo para torná-lo o mais eficiente possível.

No entanto, a produtividade não vem naturalmente para todos. Na verdade, é uma habilidade que você pode aprimorar com a prática. É provavelmente por isso que você leu inúmeros livros de produtividade e tentou vários hacks e métodos.

Neste artigo, apresentaremos uma estrutura que abrange os fundamentos da produtividade.

Os quatro pilares da produtividade

Os quatro pilares da produtividade são tempo, energia, concentração e conhecimento: vamos chamá-lo de framework TECK. Embora essa estrutura não abranja todos os hacks ou sistemas de produtividade existentes, ela abrange a maioria dos aspectos críticos que você pode começar a gerenciar imediatamente.

É vital que você gerencie e otimize todos os quatro elementos simultaneamente para maximizar sua produtividade. Isso porque todos eles trabalham em uma relação simbiótica entre si.

Portanto, sempre que você luta com a produtividade, pode resolver rapidamente o problema descobrindo qual pilar está desequilibrado. Por exemplo, se você tem tempo, energia e concentração para trabalhar em um projeto, mas não sabe como fazê-lo ou não tem acesso a informações cruciais, não pode atingir o pico de produtividade.

Portanto, você pode começar construindo seu conhecimento e aprendendo o máximo que puder sobre o projeto para aumentar sua produtividade. Quando você gerencia todos os quatro corretamente, sua produtividade dispara.

Vamos explorar cada pilar com mais detalhes, com ferramentas e técnicas para ajudá-lo a gerenciá-los:

1. Gerenciamento de tempo

A gestão do tempo é, sem dúvida, uma das áreas essenciais da produtividade. Isso ocorre porque você tem muito tempo no dia e é importante que você o gaste bem.

Em média, as pessoas trabalham 8 horas por dia. Embora você possa reclamar com frequência que não tem tempo suficiente, é bastante tempo para fazer suas tarefas mais essenciais. Se você priorizar suas tarefas e planejar bem, verá que tem todo o tempo para ser produtivo.

Então, como você pode fazer isso?

Você pode gerenciar melhor seu tempo aproveitando seu tempo biológico ou cronotipo principal, ou usando métodos de gerenciamento de tempo como timeboxing e a técnica Pomodoro.

• Timeboxing: A ideia com timeboxing é que você reserva uma certa quantidade de tempo para trabalhar em algo. Você então para de trabalhar quando o tempo se esgotar, mesmo que não tenha concluído a tarefa ou alcançado seus marcos. Esta é apenas uma técnica para ajudá-lo a permanecer no caminho certo e aproveitar ao máximo seu tempo.
• A Técnica Pomodoro: A técnica Pomodoro consiste principalmente em trabalhar em pedaços de 25 minutos, seguidos por pausas rápidas de 5 minutos. A cada quatro ciclos, você faz uma pausa mais prolongada de 15 a 20 minutos.

Essas técnicas são ótimas maneiras de se manter no caminho certo e você pode aplicá-las independentemente de ser um freelancer ou trabalhar em um escritório. Você só precisa encontrar aquele que funciona melhor para você. Você também pode usar ferramentas de gerenciamento de tempo como Pomodone, Alternar, ou Oportuno.

2. Energia

A energia é outro pilar crucial na estrutura de produtividade porque pode ajudar ou prejudicar seu desempenho, dependendo de quão bem você a gerencia.

Muitas vezes você pode descobrir que não está trabalhando na capacidade máxima, o que pode afetar sua produtividade. Isso porque, mesmo que você consiga gerenciar seu tempo com eficiência, não poderá fazer muito quando estiver exausto. Por outro lado, quanto mais energia você tiver, menos tempo precisará para produzir grandes resultados.

Você pode gerenciar melhor seus níveis de energia entendendo o que os drena ou aumenta. Compreender esses fatores lhe dará uma vantagem no planejamento do seu dia e no gerenciamento do seu tempo com mais eficiência.

Então, vamos explorar algumas maneiras de aumentar sua energia:

• Use aplicativos de gerenciamento de sono: Dormir com qualidade suficiente está intimamente ligado a altos níveis de energia. Você deve procurar pelo menos 7 horas de sono todas as noites e garantir que seu ambiente de sono seja propício para um descanso de alta qualidade. Você pode usar soluções digitais como Dormir como Android, Noisli, ou pzizz.

• Nutrição apropriada: Obter nutrientes suficientes dos alimentos é outra excelente maneira de aumentar seus níveis de energia ao longo do dia. Comer frutas, legumes e lanches saudáveis ​​lhe dará energia suficiente para trabalhar em plena capacidade. Você pode usar esses aplicativos de comida para facilitar a alimentação saudável.

• Exercício: Ter exercícios regulares pode ajudar a aumentar seus níveis de energia. Além disso, o exercício também reduz o estresse, aumenta o fluxo sanguíneo para o cérebro e aumenta a plasticidade cerebral. Mais importante ainda, é uma ótima maneira de manter sua energia ao longo do dia. Se procura um companheiro de fitness prático, pode contar com Ajustar.

• Motivação: Ter uma forte motivação para o que você faz é outra ótima maneira de se sentir energizado e realizar mais. Quando você começa seu dia com motivação suficiente, não há como parar você quando se trata de ser produtivo. Dito isso, você precisará encontre maneiras de aumentar sua motivação para fazer mais.

3. Concentração

Então, vamos supor que você tenha tempo e energia suficientes, mas seja bombardeado com distrações e interrupções. Bem, é claro que isso afetará sua produtividade.

A concentração é o terceiro pilar da produtividade e refere-se à sua capacidade de se concentrar em tudo o que você está fazendo naquele determinado momento, sem ser vítima de distrações.

De acordo com um estudar da Universidade da Califórnia, Irvine, leva em média 23 minutos para alguém se recuperar de uma distração e voltar ao trabalho de forma produtiva. Quando várias tarefas disputam sua atenção, pode ser extremamente difícil se concentrar no que você está fazendo.

Então, como você pode melhorar seu foco?

• Evite multitarefas: A multitarefa tem sido desencorajada há muito tempo por muitas razões. Isso atrapalha seu foco, limita sua capacidade de gerenciar bem o tempo e causa estresse. Quando você tem muito trabalho, é essencial encontrar maneiras de tornar seu trabalho mais gerenciável, como dominar a tarefa única para melhorar sua produtividade.

• Pratique Mindfulness: Praticar a atenção plena permite que você permaneça presente no momento. Isso significa que você é capaz de sintonizar as distrações e se concentrar na tarefa em mãos. Mindfulness também pode te ajudar evitar a troca de contexto, tornando mais fácil para você melhorar sua atenção. Você pode usar ferramentas como Temporizador de insights ou Headspace.

• Melhore seu ambiente de trabalho: Existem várias maneiras de melhorar seu ambiente de trabalho para se beneficiar de um melhor foco. Primeiro, certifique-se de trabalhar em um ambiente silencioso. Também é vital limitar os pop-ups de notificação e ter uma estação de trabalho organizada.

Por último, mas não menos importante, você pode considerar o uso de aplicativos para evitar distrações como Impulsionador de foco e Liberdade.

4. Conhecimento

Nossa capacidade de realizar tarefas é alimentada pela energia, mas o conhecimento nos diz como usar essa energia. Você terá dificuldades para realizar o trabalho sem saber como fazê-lo ou as ferramentas certas para usar.

Isso porque existem muitas maneiras de chegar ao mesmo resultado ou concluir uma tarefa. Por exemplo, você levaria mais tempo e energia para aparar seu quintal com uma tesoura de grama do que com um cortador de grama.

Portanto, é essencial conhecer as melhores práticas e ferramentas para o que você precisa realizar. Dito isso, você pode se desafiar a examinar continuamente como você faz seu trabalho e como você pode fazê-lo com mais eficiência.

Há muitas maneiras de aprimorar sua experiência profissional. Se você encontrar uma tarefa particularmente desafiadora ou um novo projeto, procure tutoriais, orientações e ferramentas adequadas em plataformas como o YouTube ou fóruns, comunidades e sites online relevantes.

Você também pode se inscrever em um curso online através de sites como Coursera, Compartilhamento de habilidades, e Udemy para ajustar suas habilidades. Criando um wiki interno em sua organização também pode ser uma ótima maneira de fornecer melhor acesso às informações.

Alcance o pico de produtividade com a estrutura TECK

Ao gerenciar e otimizar esses quatro pilares, você estará no caminho certo para ser mais produtivo. É provável que você se destaque naturalmente em algumas áreas e lute com outras.

Depois de identificar seu pilar mais fraco, você pode aproveitar as estratégias e ferramentas acima para torná-lo mais forte. E quando todos estiverem fortes, eles trabalharão juntos e tornarão seu fluxo de trabalho muito mais produtivo.

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