7 maneiras de superar seu vício em e-mail e aumentar a produtividade

Sua caixa de entrada de e-mail é um dos sugadores de tempo mais traiçoeiros do seu dia. Mesmo quando você sabe que não recebeu nenhuma mensagem (porque acabou de verificar), não consegue resistir à vontade de atualizar e ver se algo novo chegou.

Embora esse hábito obsessivo de checar a caixa de entrada pareça inócuo e até necessário às vezes, é como qualquer outro vício; pode afetar negativamente o seu bem-estar e produtividade. Este artigo fornecerá algumas dicas para ajudá-lo a escapar da sua caixa de entrada.

1. Lote sua atividade de e-mail

Em vez de se deixar levar pelo canto de sereia da sua caixa de entrada de e-mail e, eventualmente, por um percorra suas mensagens, recupere o controle de seu foco e tempo agrupando sua atividade de e-mail.

Agrupamento de tarefas é uma técnica prática e eficaz de gerenciamento de tempo que você pode usar para praticamente qualquer tarefa, incluindo verificar, ler e responder a e-mails. A ideia básica é agendar blocos de tempo específicos para atividades semelhantes, neste caso, qualquer coisa relacionada a e-mail. Portanto, em vez de verificar sua caixa de entrada a cada poucos minutos (ou horas, se tiver sorte), você definiria algumas vezes, idealmente uma ou duas vezes, ao longo do dia, para verificar e responder às mensagens.

Essa abordagem permite que você mantenha o foco em suas tarefas vitais do dia e ajuda você a se tornar mais intencional com o uso do e-mail. Se precisar de ajuda para começar, tente usar um aplicativo de e-mail como Bumerangue. Esta ferramenta possui vários recursos para ajudar a simplificar sua experiência de e-mail, mas o mais relevante para esta discussão é Pausa na caixa de entrada, que permite pausar as mensagens recebidas e agendar quando você deseja que elas sejam entregues em sua caixa de entrada.

2. Cancelar assinatura de e-mails desnecessários

Nem todos os pings de e-mail são iguais. Na verdade, a maioria deles são apenas ruídos que servem apenas para distraí-lo de mensagens mais importantes e fazer o seu melhor trabalho.

Uma maneira de domar seu vício em e-mail é reduzir o número de e-mails que você recebe em primeiro lugar, cancelando a inscrição em listas de e-mail desnecessárias.

Você realmente precisa receber atualizações daquela newsletter que você assinou anos atrás? Ou, que tal aqueles e-mails promocionais de empresas que você nem se lembra de se inscrever?

Se você não consegue se lembrar por que está recebendo um e-mail, é provável que ele não seja útil para você, então clique em cancelar inscrição e organize sua caixa de entrada para reduzir a sobrecarga de e-mail. Você pode usar ferramentas como Desenrolar. Eu se precisar de ajuda para cancelar a inscrição em várias listas de e-mail de uma só vez.

3. Evite verificar sua caixa de entrada logo de manhã

Como você provavelmente usa seu telefone como despertador, é muito fácil rolar e verificar imediatamente seu e-mail logo pela manhã. No entanto, verificar sua caixa de entrada de e-mail antes de dormir ou logo pela manhã é uma hábito de smartphone que arruína sua produtividade e alimenta seu vício em e-mail.

Os rituais matinais definem o tom de todo o seu dia, portanto, em vez de começar a manhã no modo reativo, verificando e respondendo às mensagens, defina a intenção para o seu dia fazendo coisas que nutrem sua bem-estar. Crie uma rotina matinal produtiva que permite que você comece seu dia em seus termos.

4. Desativar alertas e emblemas de notificação

Falando sobre estar no modo reativo, alertas por e-mail e crachás de notificação são uma maneira infalível de condicione seu cérebro a procurar constantemente novas mensagens, semelhante aos cães de Pavlov salivando ao som de um sino.

Essas notificações são projetadas para chamar sua atenção e desencadear uma resposta pavloviana de verificação compulsiva. Embora você não possa controlar quando as pessoas lhe enviam e-mails, você pode controlar como seus dispositivos notificam você sobre novas mensagens. Dito isso, reserve um tempo para personalizar suas notificações por e-mail para melhor atender às suas necessidades e salvar sua sanidade.

5. Organize sua caixa de entrada usando marcadores

Organizar sua caixa de entrada de e-mail pode ajudá-lo a controlar seu e-mail, em vez de deixá-lo controlar você. De agrupar e-mails semelhantes usando marcadores, você pode encontrar facilmente as mensagens de que precisa sem percorrer uma lista interminável de mensagens.

Esse sistema também facilita a triagem de seus e-mails, para que você possa digitalizar e excluir rapidamente qualquer mensagem sem importância. O uso de cores nos marcadores do Gmail também facilita a separação visual de diferentes tipos de mensagens rapidamente.

Você pode conter seu vício em e-mail usando outras ferramentas de comunicação, especialmente se você trabalha em um local de trabalho remoto que normalmente depende muito da comunicação virtual.

Por exemplo, o Slack é uma excelente ferramenta para mensagens em tempo real e colaboração com sua equipe, enquanto os aplicativos como o Twist adotam a comunicação assíncrona, dando a você a liberdade de responder às mensagens por conta própria Tempo.

No entanto, talvez você não consiga escapar completamente do e-mail, pois ele ainda tem suas próprias vantagens exclusivas. Mas você pode aproveitar aplicativos como Spike para melhorar sua experiência e produtividade de e-mail. Essa ferramenta permite que você consolide todas as suas mensagens de várias contas de e-mail em um só lugar, além de classificar, pesquisar e agendar mensagens.

7. Dar um tempo

Nos casos mais graves de dependência de e-mail, pode ser necessário se afastar completamente da caixa de entrada e fazer uma pausa no e-mail. Isso pode ser desafiador se você depender do e-mail para trabalhar, mas pode ser necessário para ajudá-lo a quebrar seu vício.

No entanto, se você não puder se afastar completamente do e-mail, poderá removê-lo de todos os seus dispositivos pessoais e verificá-lo apenas em seus dispositivos de trabalho. Isso permite que você estabeleça uma linha clara entre seu trabalho e sua vida pessoal e escape da expectativas “sempre ativas” do local de trabalho moderno.

Quebre seu vício em e-mail para melhorar seu bem-estar e produtividade

Vivemos em uma época em que a comunicação é instantânea, constante e sempre disponível ao nosso alcance. Embora isso possa ser bom com moderação, também pode levar ao vício em e-mail e a todos os efeitos adversos que o acompanham.

Idealmente, sua caixa de entrada de e-mail deve servir como um meio para um fim mais produtivo, em vez de uma fonte constante de estresse. Portanto, se você passa a maior parte do tempo na caixa de entrada, é hora de dar um passo atrás, reavaliar seu relacionamento com o e-mail e fazer algumas alterações. Use as dicas e aplicativos acima para ajudá-lo a quebrar seu vício em e-mail e retomar o controle do seu dia.

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