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Imagine que você tenha que enviar um e-mail importante para um superior, um cliente ou até mesmo um amigo. Você digita a carta perfeita e clica em enviar, acreditando que receberá uma resposta antes do prazo. O que você faria se o e-mail não fosse entregue alguns minutos antes do prazo?
A situação acima descreve o caos dos e-mails devolvidos. Este artigo examinará o que é uma devolução de e-mail, os tipos de devolução de e-mail, as causas e como lidar com elas.
O que é um e-mail devolvido?
Quando você enviar um email que não é entregue, é chamado de devolução de e-mail. Normalmente, há uma mensagem de devolução de e-mail para notificá-lo. Na maioria dos casos, eles também informam sobre a causa da devolução do e-mail.
Existem dois tipos de devolução de e-mail: rejeição suave e devolução total. Vamos examinar o que eles significam.
Rebatimento Suave
Soft bounces são e-mails não entregues devido a causas temporárias. As causas de soft bounces são caixas de correio cheias, caixas de correio inativas, servidores em inatividade e mensagens de e-mail muito grandes.
Esses tipos de devoluções são menos sérios quando comparados a devoluções definitivas. Muitas vezes, eles não exigem nenhuma ação sua para serem resolvidos. Eles se resolvem automaticamente assim que o problema causador é resolvido.
Bounce forte
Quando um e-mail não é entregue permanentemente, ele é classificado como hard bounce. As causas de devoluções definitivas incluem um endereço de e-mail com erros ortográficos, um ID de e-mail inexistente e um servidor com falha. Pense nisso como um tipo de situação de “não direto” ou “rejeição direta”; seu e-mail não foi enviado e nunca será.
Possíveis razões pelas quais os e-mails podem ser devolvidos
O primeiro passo para lidar com um e-mail devolvido é saber o que o causou. Aqui estão algumas possíveis razões pelas quais um e-mail pode ser devolvido:
1. Endereços de e-mail com erros ortográficos ou inexistentes
Alguns e-mails devolvidos são marcados como “endereço de e-mail inexistente”; isso sugere que o endereço de e-mail não existe. Muitas vezes, isso pode estar vinculado a um erro de ortografia no ID do e-mail ou o e-mail pode ter sido excluído se pertencer a um membro da equipe que se demitiu de uma organização.
Também é possível que o endereço de e-mail é falso, ou um e-mail gerado aleatoriamente por pessoas para organizar seu e-mail original. Nesses casos, você não poderá enviar um e-mail para o endereço.
2. Problemas do servidor
Alguns e-mails devolvidos podem ser marcados como “não entregues”; isso pode ser rastreado até o servidor de e-mail do endereço de e-mail de recebimento. Normalmente, o servidor está sobrecarregado ou indisponível devido a manutenção. Se você receber esta notificação repetidamente, o servidor de e-mail pode ter sido desligado.
3. Caixa de Correio Cheia
Emails funcionam com armazenamento; da mesma forma que você não pode baixar novos aplicativos de sua loja de aplicativos quando está com pouco espaço de armazenamento, é da mesma forma que seu destinatário não receberá seus e-mails com uma caixa de correio cheia.
Isso não é um grande problema se o destinatário usar ativamente seus e-mails, porque eventualmente limpará sua caixa de correio para abrir espaço para novos.
4. Tamanho do e-mail
Outra razão pela qual seu e-mail pode ser devolvido é que seu tamanho é muito grande. Isso é comum quando um e-mail contém anexos. Por exemplo, o Gmail não envia e-mails com anexos maiores que 25 MB. Os provedores de e-mail mais populares também têm limites semelhantes.
5. Conta bloqueada
Se o destinatário bloqueou você de contatá-lo, todos os seus e-mails para esse endereço de e-mail serão devolvidos e você receberá uma notificação sobre isso. Eles também podem ter filtros de spam pesados que bloqueiam e-mails que podem parecer suspeitos.
6. Férias/Resposta Automática
Quando as pessoas saem de férias, gostam de ficar longe de tudo e de todos, permitindo o acesso apenas a uma pequena porcentagem de pessoas. Normalmente, eles têm uma linha ou e-mail separado com o qual podem ser contatados, enquanto os canais de contato regulares estão em modo de férias.
Se eles permanecerem nesse modo, suas mensagens para esse endereço de e-mail serão devolvidas repetidamente.
Como resolver um e-mail que foi devolvido
Pode ser frustrante saber que seu e-mail foi devolvido, especialmente quando o conteúdo é urgente ou importante. Felizmente, você não precisa cruzar os braços e observar quando isso acontece. Aqui estão quatro maneiras de resolver e possivelmente evitar e-mails devolvidos:
1. Duplicar/verificar IDs de e-mail
Um dos motivos mais comuns para devolução de e-mail é um ID de e-mail com erros ortográficos ou inexistente. É uma boa prática verificar novamente o ID de e-mail do destinatário antes de clicar em enviar. Quando você tem certeza de que possui o endereço correto, ele automaticamente elimina isso como a causa de uma devolução de e-mail.
Também não custa nada confirmar se você tem o endereço correto do proprietário ao recebê-lo.
2. Atualizar informação
Tenha o hábito de atualizar suas informações de contato. As situações dos indivíduos mudam com frequência e seus contatos podem perder o acesso a seus endereços de e-mail ou trocá-los. Entre em contato com seus contatos regularmente para garantir que as informações que você tem com você estejam atualizadas. Isso reduzirá o número de devoluções de e-mail que você encontra.
3. Siga as regras de envio
Anteriormente, mencionamos que alguns e-mails não são entregues porque seus tamanhos são incrivelmente grandes. O Gmail limita o tamanho de seus anexos a 25 MB e outros provedores de e-mail têm limites semelhantes. Por favor, familiarize-se com as várias regras que orientam seu servidor de e-mail.
Além disso, observe que existem vários métodos disponíveis para você enviar anexos grandes por e-mail sem problemas.
4. Formate seus e-mails
Este pula a mente de praticamente todos nós, mas é importante que seu e-mail não seja escrito como spam. Todos os servidores de e-mail possuem filtros de spam que impedem que seus usuários sejam bombardeados com conteúdo que não lhes diz respeito.
Você pode usar recursos online como tester.com e isnotspam.com para revisar seu e-mail em busca de conteúdo de spam.
5. Enviar o e-mail mais tarde
No caso de indisponibilidade do servidor do destinatário, você deve aguardar algum tempo para reenviar o e-mail, e se o servidor estiver de volta, você receberá seu e-mail. Se isso se estender por mais tempo, talvez seja necessário entrar em contato com o suporte de contato do provedor de e-mail do destinatário para informá-lo sobre sua situação.
Sua devolução de e-mail não é o fim do mundo
Embora as devoluções de e-mail nem sempre sejam motivo de alarme, elas ainda podem ser bastante irritantes quando você envia um e-mail importante e não é entregue. Pode até fazer com que você se preocupe se o destinatário recebeu ou não sua mensagem - mas não se preocupe.
Você pode resolver a situação sem causar muita ansiedade com as correções listadas neste artigo. Há também outras coisas que você pode fazer para rastrear e-mails.